事務局ご担当者様
こんにちは。
株式会社アトラスの佐藤です。
おかげさまで弊社の会員管理サービスSMOOSY（スムージー）も、
導入準備中を含めて60を超える学会にご利用いただけるようになってまいりました。
今回は2019年12月に実施した「学会事務局業務についてのアンケート調査」から抜粋したポイントについてご紹介します。
* 50を超える学会の皆さまにご協力をいただきました。誠にありがとうございました。
*「学会事務局業務についてのアンケート調査」についての資料をご希望されるご担当者様にはPDFファイルにてお送りしておりますので、下記「資料請求フォーム」からお気軽にご請求ください。
[資料請求フォーム]
1．「会員の名簿管理、会費管理方法について」のアンケート結果
Excelでの管理が61%と大半を占めており、AccessやFileMaker等のパッケージソフトを加えると80％を超える学会で会員管理を実施している、という傾向でした。
わたしたちも日常的にお話をうかがうなかでは、Excelでの管理が非常に多いということは実感しております。
コロナ禍において、事務局ご担当者においても大学構内などへの立ち入りが制限されるなか、事務局設置のPCでしか業務実施ができないことでの不便を感じられているケースが多くなってきております。
このために「会員管理や請求/入金管理のオンライン化」が最近では強くご要望いただく背景となっていると思われます。
２．「事務局業務で負担を感じている業務について」のアンケート結果
大きな負担を感じられている業務としてのベスト３は「会費等の請求・入金確認」「学術大会・総会関連」「会員データ管理」となっております。
特に「会費等の請求・入金確認」については、いままでのように「請求書の作成」「印刷」「封入」「郵送」といった一連の業務に支障が出始めております。
また最近では研修会などのセミナーもオンライン実施することが増え、いままでは「参加費の徴収は当日に現金で」といった方法が見直され始めており、年会費以外の請求実施も重要なテーマとなってきているようです。
そのためにも「会費等の請求・入金確認のオンライン化」が必要となると考えております。
３．「会員管理システム導入を検討する際に重要視することについて」のアンケート結果
「（システムの利用）価格」がやはり最も票を集め、ほとんどの回答者が選択されていました。そして以外だったのは、価格についで次いで票を集めたのは「導入後の手厚いサポート」でした。
わたしたちが、実施にシステムの導入をお手伝いをさせていただくなかで、事務局業務だけでなく学術大会運営やジャーナル等の刊行についての関連のなかでご相談をいただくことも多く、会員管理システムの導入・サポートに限らない経験を求められることも多々あります。
最後に
一般的な会員管理サービスの導入は3ケ月から4ヶ月程度の準備期間が必要となりますので、この年度末に向けて次年度の会費請求や事務局移管にむけて導入を検討される場合には、そろそろ検討ならびに準備にとりかかることをオススメいたします。
もし皆様が少しでも会員管理業務の改善やオンライン化にご興味がありましたら是非お問い合わせください。
[お問い合わせはこちら]
弊社会員管理サービスSMOOSY（スムージー）については、
以下のページよりご参考いただければ幸いです。
[SMOOSYのご紹介]
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。
