会員管理支援サービス
ITで会員管理の負担を軽減し「研究に専念できる未来」へ
SMOOSY®は学協会に特化したクラウド型会員管理サービスです。
SMOOSYでできること
アトラスでは、学会向けの会員管理クラウドサービスとして、「名簿管理」と「会費管理」に特化したクラウドサービス SMOOSY® を展開しております。 私たちの根幹にあるのは「研究者が研究に専念できる環境を創りたい」という想いです。 そんな想いから、学会の会員管理状況や課題・予算感に応じて選択できる4つのプランをご用意しました。
1. 学会サイト構築プラン
「まずは学会サイトを簡単に構築して更新をしたい！」
Wordで文章を作成したり編集したりする感覚で学会サイトの構築と更新ができるようになります。月額1万円から始められる「はじめてのSMOOSY」として検討いただく学会が多いのも事実です。
2. ベーシックプラン
「会員情報と請求/入金情報の管理をスムーズにしたい！」
会員情報と年会費などの請求/入金情報を一元管理することで、会員の状況や入金の状況が簡単に把握できるようになります。また、会員向けの一括メール配信や郵送用の宛先ラベルの印刷などにも対応しているので、Excelなどで会員情報などを管理するよりも格段に効率アップが見込めます。
オンラインでの利用が可能となりますので、「いつでも、どこでも」利用できるというポイントで選んでいただく学会も増えてまいりました。
3. スタンダードプラン
「さらなる事務局負担削減＆会員価値向上に」
学会の事務局が会員情報を常に最新に保つことに苦労されていることを、多くの学会の皆さまから日々お聞きしております。せっかく学会から会員へアクションを起こしてもそれが届かなければ意味がありません。
スタンダードプランでは、会員が自身の所属や連絡先情報を会員自身で更新してくれる「仕掛け（Web入会フォーム/会員マイページ）」を用意しています。また「会員マイページ」から請求書や領収書がダウンロードできるようになりますので、事務局から請求書などの発行や郵送の手間が大幅に削減されることで、大きな喜びのご意見としていただけるようになったこと、私たちにとってもとても嬉しいこととなっております。
4. アドバンスプラン
「入金情報の自動反映と法人会員の管理も」
年会費などの請求後の入金情報の管理や確認はミスが許されないために時間と労力を必要とします。しかし学会の多くは「銀行振込」や「郵便振替」という入金方法により口座情報の確認のための通帳記帳や入金明細の確認、そしてその後の情報反映に大きなご負担を感じられていること、よくお聞きしております。
アドバンスプランでは「オンライン決済連携」により年会費などの入金確認とSMOOSYへの反映の自動化を実現します。
また賛助会員や購読会員などの機関会員（法人会員）の管理も、アドバンスプランではSMOOSY上で実現できるようになります。
※2021年3月現在では「会員マイページ」の提供は個人会員のみとなります。2021年度秋には法人会員向けのマイページの提供を予定しております。
※オンライン決済のご利用時には、別途オンライン決済手数料が必要となりますので予めご了承ください。
価格とプラン詳細
| プラン | 学会サイト構築プラン | ベーシックプラン | スタンダードプラン | アドバンスプラン | |
|---|---|---|---|---|---|
| プラン概要 |
学会サイトがWordで文章を作成/編集する感覚で構築や管理ができるようになります。 |
会員情報や請求/入金情報の管理が「いつでも、どこでも」オンライン上で可能となります。 |
入会申請や会員情報の確認/修正が会員自身でおこなえるようになります。 |
オンライン決済サービスの利用によって入金情報の自動反映が可能となります。 |
|
| 主な提供機能 | 学会サイト構築 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 個人会員管理 | 〇 | 〇 | 〇 | ||
| 請求/入金管理 | 〇 | 〇 | 〇 | ||
| 入会申請フォーム | 〇 | 〇 | |||
| 会員マイページ(1) | 〇 | 〇 | |||
| 請求書/領収書オンライン発行 | 〇 | 〇 | |||
| オンライン決済(2) | 〇 | ||||
| 法人会員管理(3) | 〇 | ||||
| 月額利用料 | 会員 500名以下 | 10,000円 | 15,000円 | 25,000円 | 30,000円 |
| 会員 500名～1,000名以下 | 20,000円 | 30,000円 | 40,000円 | ||
| 会員 1,000名～ | （ご相談ください） | ||||
| 初期費用 | 0円 | ||||
- 会員マイページは個人会員向けとなります。
- オンライン決済をご利用の際には、別途決済代行会社との契約ならびに決済手数料が必要となります。
- 法人会員管理では2021年3月現在、会員マイページの開発準備中となります。あらかじめご了承ください。
導入の流れ
現状の課題をヒアリングし、最適なご提案をいたします。
- 現状ヒアリング
- 課題共有・ご提案
- お見積り・ご契約
- システム構築
- テスト
- 本運用スタート
- 分析・チューニング
導入実績
| 会員規模 | SMOOSY利用機関名 |
|---|---|
| 1,000名以上 | 公益社団法人 有機合成化学協会 |
| 一般社団法人 日本カウンセリング学会 | |
| 公益社団法人 電気化学会 | |
| 公益社団法人 日本食品科学工学会 | |
| 東日本災害整形外科学会 | |
| 一般社団法人 日本助産学会 | |
| 公益社団法人 日本表面真空学会 | |
| 公益社団法人 日本造園学会 | |
| 一般社団法人 レーザー学会 | |
| 日本認知科学会 | |
| 一般社団法人 日本臨床免疫学会 | |
| 一般社団法人 日本木材学会 | |
| 日本感覚統合学会 | |
| 1,000名未満 | 有機EL討論会 |
| 経営史学会 | |
| 日本草地学会 | |
| 一般社団法人 土木技術者女性の会 | |
| ランニング学会 | |
| 全国憲法研究会 | |
| 日本村落研究学会 | |
| 環境法政策学会 | |
| 日本数理生物学会 | |
| 日本教育メディア学会 | |
| 一般社団法人 日本免疫治療学会 | |
| 日本教師学学会 | |
| カルチュラル・スタディーズ学会 | |
| 服飾文化学会 | |
| 日本移植・再生医療看護学会 | |
| 日本キリスト教教育学会 | |
| 日本個人心理学会 | |
| 日本IOBアライナー矯正歯科学会 | |
| 国際比較環境法センター | |
| お茶の水会看護同窓会 |
※その他、導入準備中30学会以上
お客様の声
SMOOSYの機能が追加されていること、困ったときにはすぐに対応していただけていること、大変助かっています。
機能の追加に関しては、いろいろな団体様との共有なので、大変だとは思いますが、お話を聞いていただきありがとうございます。
(農学系、会員規模：2500名）
システムの方は使い慣れるまでにしばらくの時間を要すると思いますが、今のところ快適に運用させていただいております。 データの移行までかなり苦労もしましたが、いつも適切なサポートをしてくださり安心して進めることができました。
(健康・生活科学系、会員規模：250名）
SMOOSY導入までのサポートは迅速に丁寧に対応することを常日頃心がけております。
また、SMOOSYを導入したら終わりではなく、運用が始まってからも最大限に活用いただくために引き続きサポートをさせていただきます。
SMOOSYは新機能追加など常にアップデートしているので、今後に期待ができます。
(法学系、会員規模：500名）
アトラス社の皆さまが日々利用者の立場に立ってより良いシステム作りにとりくんでいらっしゃる姿勢にも励まされます。ありがとうございます。
(人文・社会科学系、会員規模：500名）
実際にSMOOSYからダウンロードした領収書を提出したところ何の問題もなく受理されました。領収書発行依頼の問い合わせを受けて、PDFや場合によっては現物を郵送していたこれまでの手間が省けるだけでも、大きな業務改善が期待できると感じているところです。
(人文・社会科学系、会員規模：300名）
SMOOSYではサービス向上のため日々改善点を検討してバージョンアップしております。SMOOSYのレイアウトや機能の中には、実際にお客さまからいただいたご意見を元にしたものもたくさんございます。これからもお客さまと一緒により使いやすい会員管理サービスを作っていけるよう尽力してまいります。
とっても楽になります。楽になった分、充実した内容をＵＰしていきたいです。
(食料科学系、会員規模：2500名）
SMOOSYサポートサイトとWebサイト機能について拝見しました。
特にWebサイト機能がよく出来ていて、「準備をしっかりやればここまでできるのか！」と思いました。
(健康・生活科学系：250名）
SMOOSYでは会員管理システムと一緒に学会ウェブサイトを構築できる機能がございます。
サーバーの管理やHTMLの知識が無くても簡単にウェブサイトの作成ができるため、会員管理システムを導入するのと同時にウェブサイトを移行される学会様もございます。
また、SMOOSYを利用する学会の事務局さま、会員、入会者に向けてそれぞれサポートサイトとヘルプページをご用意しております。
SMOOSYの操作で分からないことがあったときや会員から問い合わせがあった際にご活用いただいております。
よくある質問
SMOOSYについて
- 日本語画面と英語画面で切り替えられますか？
- 画面言語は日本語のみ、日英切り替え式の2種類からお選びいただけます。
- SMOOSYは機関/法人が利用できるサービスですか？
- どなたでもご利用いただけます。学会の事務局の皆様以外にも、事務局代行サービスをされる事業者さま、印刷会社さまなど、幅広いお客様にSMOOSYをご契約いただいております。
ただし学術機関の業務に適した設計となっているために、それ以外の団体でのご利用には適さないことがあります。 - セキュリティが心配です。
- 情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格「JIS Q 27001:2014 （ISO/IEC 27001：2013）」の認証を取得しております。また、規格改定に伴い、2015年7月29日に JIS Q 27001:2014 （ISO/IEC 27001：2013）へ移行いたしました。ISMSセキュリティ方針に従った開発、運用作業をしており、脆弱性試験も実施しています。また、外部機関でのISMS審査にて、ISMSセキュリティ方針に問題がないことを確認しています。
- アトラスの個人情報の取り扱いについて教えてください。
- 弊社は、2010年8月4日に情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格「JIS Q 27001:2006（ ISO/IEC27001:2005）」の認証を取得しております。個人情報の取り扱いについて適切な保護措置を講じていると認められた事業者に対してのみ認定・付与されるものですので、ご安心ください。
- SMOOSYに適さないのはどんなケースですか？
- SMOOSYが学会をはじめとする学術機関向けの会員管理サービスとなります。学術機関の業務に適した設計となっているために、それ以外の団体でのご利用には適さないことがあります。
- 今までの利用実績を教えてください。
- 2021年1月現在では、導入準備中の学会を含めて70を超える学術機関にご利用いただいております。
会員規模としては100名から6,000名、分野的には人文・社会科学系、生命科学系、理学・工学系と幅広い分野にて選んでいただいております。
具体的な学術機関は「導入実績」にて一部ご紹介させていただきますのでご覧ください。 - 強みと弱みを教えてください。
- 弱み
SMOSYはパッケージサービスであり、学会の皆さまのご希望をそのままシステム化して提供できるわけではありません。
強み①
パッケージサービスだからこそ、皆様に快適にご利用いただくためのバージョンアップを続けています。「年々使いやすくなっている」という声をいただけると励みになります。
強み②
もう一つの強みはサポートです。 “良いサービス” は、”便利なシステム” というだけでなく、 “質の高い導入サポート” があって提供できるものと考えております。せっかく便利なシステムがあっても、上手く使えるようにサポートをしないとお客様の課題は解決できません。システムとサポートのどちらかだけでなく、両方を強化しています。 - パソコンにインストールする必要がありますか？
- パソコンにインストールする必要はございません。オンラインで作業できる環境であれば、いつでもどこでもSMOOSYにアクセスするだけで利用できます。
- 現在他社のシステムを利用しているのですが、データ移行は可能ですか？
- 可能です。移行データをSMOOSYのExcelフォーマットに落とし込んでいただくことで、個人・法人会員のプロフィールデータと、請求・入金データを移行することができます。ただし現行システムでの操作履歴や変更履歴などは移行できません。
機能について
- 学会サイトは構築済みなので学会サイト機能は不要です。
- 学会サイト機能の利用は任意です。ご利用いただくと学会のWebサイトが簡単に構築できるだけでなく、管理画面からいつでもページ追加や修正が可能になります。修正による追加料金も不要なので、どうぞご活用ください。
- 年会費だけでなく、セミナーや講習会の参加費などもオンラインで徴収したいと思いますが、どのような決済方法を利用できますか？
- クレジットカード決済、コンビニ決済、バーチャル口座決済に対応しております。
※コンビニ決済は法人格がないとご利用いただけませんのでご注意ください。 - システムから送信されるメール文は全て用意する必要がありますか？
- ご提供の段階で、汎用的なメール文が設定されています。汎用メールをそのまま利用する学会も多いですが、気になるメールがありましたら管理画面からいつでも追加/変更が可能です。
- システムだけでなく事務局業務代行や印刷物もお願いできますか？
- オプションでお受けしております。どこまでお任せいただけるのか確認した上でお見積りします。
サポートについて
- はじめての導入なので不安です。
- すでに70学会以上に提供させていただいているので、様々な運用方法についてご提案させていただきます。現状の方法や課題のヒアリング、他学会の事例も共有しながら最適な導入方法をご提案します。
- SMOOSY導入を検討しているのですが、システムに精通している人材がいないので不安です。設定もしてもらえますか？
- 初期設定はヒアリングを元に弊社導入コンサルタントがいたしますが、運用開始後はお客様自身で設定をしていただきます。随時サポートいたしますのでご安心ください。
デモンストレーションについて
- 検討のために試すサイトはありますか？
- テストサイトを用意しております。お気軽にご依頼ください。
- 発注から運用開始までどれぐらいの期間が必要ですか？
- 目安としては、初回の打ち合わせにて2時間程度のお時間をいただき、現状の業務内容や必要な会員情報項目を確認させていただきます。2～3週間後には伺った内容に準じたテストサイトを提供させていただきます。
そこから事務局の皆さまにテストサイトの確認ならびに弊社から提供させていただくフォーマット（Excel形式）に現在の会員情報をコピーいただきますが、その期間に1.5ヶ月から2ヶ月をおとりしています。
最短で2ヶ月程度で運用開始された学会もありますが、標準的には3ヶ月から4ヶ月をみていただければと思います。
※正式なご発注の前から導入準備をすすめることもできますのでご相談ください。
料金について
- 価格体系を教えてください。
- 会員数と利用サービス（各種プラン）に応じて月額利用料を決めさせていただいております。「SMOOSYを導入して、事務局業務のどの部分をどのように効率化したいのか」をヒアリングさせていただき、SMOOSY導入の目的に見合ったプランをご提案させていただきます。
なお、初期費用はいただいておりません。 - 利用料金の支払いタイミングについて教えてください。
- 最終的な会員データをSMOOSYに反映させていただき、学会の皆さまのほうでの各種確認事項が完了した月より利用料を請求させていただきます。
- 会員から使い方の問い合わせが増えませんか？
- 迷いなく直感的に使える画面を目指してブラッシュアップを続けています。今後もユーザビリティ検証など、画面改善の取り組みを続けていきます。
また、入会申請者や会員の皆さま向けにヘルプサイトも完備しておりますのでご安心ください。 - 相談や見積に費用はかかりますか？
- 費用はかかりません。少しでも気になりましたら、お気軽にお問合せください。
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