学会向け会員管理サービス
学会運営の安心と一歩先へ
SMOOSY（スムージー）は180を超える学会の皆様にご利用いただく
学会に特化したオンライン会員管理サービスです。
2023年10月施行の「インボイス制度」についても対応しておりますのでご安心ください。
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- 2023/08/24個人会員検索画面の便利な隠れ機能と活用法をご紹介！
- 2023/06/09会員管理をもっと便利に！履歴情報管理機能のご紹介
- 2023/03/30履歴情報管理機能リリースについて
- 2023/02/28学会運営におけるインボイス制度の対応とは？
SMOOSYでできること
私たちアトラスが提供する会員管理サービスSMOOSYは、180以上の学会の皆さまにご利用いただいている学会活動のオンライン化に特化したサービスです。 私たちの根幹にあるのは皆さまのための「学会運営の安心と一歩先へ」という想いです。 そんな想いから学会の皆さまが会員管理状況や課題・予算感に応じて選択できる5つのプランをご用意しました。
※いずれのプランも初期費用は不要となりますのでご安心ください。
1. 学会サイト構築プラン
「まずは学会サイトを簡単に構築して更新をしたい！」
Wordで文章を作成したり編集したりする感覚で学会サイトの構築と更新ができるようになります。月額1万円から始められる「はじめてのSMOOSY」として検討いただく学会が多いのも事実です。
2. ベーシックプラン
「会員情報と請求/入金情報の管理をスムーズにしたい！」
現在、ExcelやAccess、FileMakerなどで管理している場合、まずはオンライン化を実現したい場合に適したプランとなります。
会員情報と年会費などの請求/入金情報を一元管理することで、会員の状況や入金の状況が簡単に把握できるようになります。また、会員向けの一括メール配信や郵送用の宛先ラベルの印刷などにも対応しているので、Excelなどで会員情報などを管理するよりも格段に効率アップが見込めます。
オンラインでの利用が可能となりますので、「いつでも、どこでも」利用できるというポイントで選んでいただく学会も増えてまいりました。
3. スタンダードプラン
「会員マイページによるさらなる事務局負担削減＆会員価値向上に」
スタンダードプランから会員マイページ（個人会員向け）の利用が可能となります。
学会の事務局が会員情報を常に最新に保つことに苦労されていることを多くの学会の皆さまから日々お聞きしております。せっかく学会から会員へアクションを起こしてもそれが届かなければ意味がありません。
スタンダードプランでは、会員が自身の所属や連絡先情報を会員自身で登録・更新してくれる「仕掛け（Web入会フォーム/会員マイページ）」を用意しています。また「会員マイページ」から請求書や領収書がダウンロードできるようになりますので、事務局から請求書などの発行や郵送の手間が大幅に削減されることで、大きな喜びのご意見としていただけるようになったこと、私たちにとってもとても嬉しいこととなっております。
4. アドバンスプラン
「オンライン決済による入金情報の自動反映と法人会員の管理も」
SMOOSY利用学会の9割を超える皆さまにご選択いただいているのがアドバンスプラン。
年会費などの請求後の入金情報の管理や確認はミスが許されないために時間と労力を必要とします。しかし学会の多くは「銀行振込」や「郵便振替」という入金方法により口座情報の確認のための通帳記帳や入金明細の確認、そしてその後の情報反映に大きなご負担を感じられていること、よくお聞きしております。
アドバンスプランでは会員マイページ（個人会員向け）の提供に加えて「オンライン決済連携」により年会費などの入金確認とSMOOSYへの反映の自動化を実現します。
また賛助会員や購読会員などの機関会員（法人会員）の管理も、アドバンスプランではSMOOSY上で実現できるようになります。
※オンライン決済のご利用時には別途オンライン決済手数料が必要となりますので予めご了承ください。
5. アドバンスプラン・プラス
「法人会員向けにもマイページの提供を実現したい」
もともとは1,000名以下の会員規模向けに提供をはじめたSMOOSYですが、最近では数千名から数万名規模の学会の皆様にご利用いただけるようになってまいりました。
その際に多くのご要望としていただくのは「法人会員に対しても、さらなる事務局負担削減＆会員価値向上させたい」とのことでした。
アドバンスプラン・プラスでは「法人マイページ」の提供により法人会員に向けての会員情報の更新や年会費などの入金情報をSMOOSYに自動反映を実現します。
※オンライン決済のご利用時には別途オンライン決済手数料が必要となりますので予めご了承ください。
価格とプラン詳細
| プラン | 学会サイト構築プラン | ベーシックプラン | スタンダードプラン | アドバンスプラン | アドバンスプラン・プラス |
|---|---|---|---|---|---|
| プラン概要 |
学会サイトがWordで文章を作成/編集する感覚で構築や管理ができるようになります。 |
会員情報や請求/入金情報の管理が「いつでも、どこでも」オンライン上で可能となります。 |
入会申請や会員情報の確認/修正が会員自身で行えるようになり、会員の手元で請求書/領収書の出力ができますので事務局での業務が大幅に軽減されます。 |
カード決済サービス等の利用により入金情報の自動反映が可能となります。また賛助会員などの法人会員管理/請求・入金管理も実施できるようになります。 |
左記プランに加えて法人会員向けのマイページを提供。賛助会員などの法人会員における会員情報の変更やオンラインでの請求/決済が実施できます。 |
| 主な提供機能 | |||||
| 学会サイト構築 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 個人会員管理 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 請求/入金管理 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 入会申請フォーム | 〇 | 〇 | 〇 | ||
| 会員マイページ(個人会員向け) | 〇 | 〇 | 〇 | ||
| 請求書/領収書オンライン発行 | 〇 | 〇 | 〇 | ||
| オンライン決済 (1) | 〇 | 〇 | |||
| 法人会員管理 | 〇 | 〇 | |||
| 法人マイページ(法人会員向け) | 〇 | ||||
| 月額利用料 | |||||
| 会員 250名以下 | 10,000円 | 15,000円 | 25,000円 | 30,000円 | 40,000円 |
| 会員 500名以下 | 20,000円 | 30,000円 | 35,000円 | 45,000円 | |
| 会員 750名以下 | 25,000円 | 35,000円 | 40,000円 | 50,000円 | |
| 会員 1,000名以下 | 30,000円 | 40,000円 | 45,000円 | 55,000円 | |
| 会員 1,001名～ | （ご相談ください） | ||||
| 初期費用 | 0円 | ||||
- オンライン決済をご利用の際には、別途決済代行会社（ROBOT PAYMENT社）との契約ならびに決済手数料が必要となります。
導入の流れ
現状の課題をヒアリングし、最適なご提案をいたします。
- 現状ヒアリング
- 課題共有・ご提案
- お見積り・ご契約
- システム構築
- テスト
- 本運用スタート
- 分析・チューニング
導入実績
150以上（準備中を含む）の学会様にご利用いただいています。
- 医学・薬学系
-
会員規模 SMOOSY利用機関名 5,000名以上 公益社団法人 日本薬学会 公益社団法人 日本補綴歯科学会 5,000名未満 東日本整形災害外科学会 一般社団法人 日本助産学会 一般社団法人 日本小児麻酔学会 一般社団法人 日本腎臓リハビリテーション学会 一般社団法人 日本臨床免疫学会 一般社団法人 日本感覚統合学会 一般社団法人日本炎症性腸疾患学会 1,000名未満 一般社団法人 日本運動器疼痛学会 一般社団法人 近畿消化器内視鏡技師会 日本マインドフルネス学会 一般社団法人 日本組織適合性学会 500名未満 一般社団法人 滋賀県作業療法士会 一般社団法人 日本ペインリハビリテーション学会 日本保健医療行動科学会 日本医用画像管理学会 一般社団法人日本法中毒学会 新潟医療福祉学会 一般社団法人 日本免疫治療学会 日本看護シミュレーションラーニング学会 日本Knee Osteotomy and Joint Preservation 研究会 特定非営利活動法人日本コクランセンター 日本遺伝看護学会 がんCRC学会 日本作業療法研究学会 日本移植・再生医療看護学会 認知リハビリテーション研究会 PathPortどこでも病理ラボ 一般社団法人 MCA学会 一般社団法人 医療AIキュレーション協会 - 生命科学分野（医学・薬学系以外）
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会員規模 SMOOSY利用機関名 5,000名未満 公益社団法人 日本食品科学工学会 日本造園学会 日本造園学会 日本食品保蔵科学会 公益社団法人 日本実験動物学会 1,000名未満 日本草地学会 日本農業経営学会 一般社団法人 日本アスレティックトレーニング学会 日本芝草学会 日本フードシステム学会 ランニング学会 500名未満 一般社団法人 日本産業保健師会 全国保健所管理栄養士会 日本数理生物学会 日本スプリント学会 日本スポーツマネジメント学会 日本陸上競技学会 日本人間行動進化学会 服飾文化学会 日本蜘蛛学会 食農資源経済学会 日本NO学会 日本自殺総合対策学会 IFTジャパンセクション - 理学・工学分野
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会員規模 SMOOSY利用機関名 5,000名以上 一般社団法人 日本機械学会 公益社団法人 日本分析化学会 5,000名未満 公益社団法人 日本都市計画学会 公益社団法人 有機合成化学協会 公益社団法人 電気化学会 公益社団法人 日本表面真空学会 日本デザイン学会 公益社団法人 日本地震学会 一般社団法人 資源・素材学会 一般社団法人 レーザー学会 一般社団法人 日本木材学会 日本放射光学会 一般社団法人 粉体粉末冶金協会 公益社団法人 日本騒音制御工学会 一般社団法人 環境情報科学センター 1,000名未満 有機EL討論会 一般社団法人 日本鉱物科学会 一般社団法人 土木技術者女性の会 資源地質学会 一般社団法人 環境DNA学会 500名未満 一般社団法人 岩の力学連合会 一般社団法人 水素エネルギー協会 一般社団法人 芸術科学会 一般社団法人 日本放射化学会 ナノセルロースジャパン 一般社団法人 環境放射能とその除染・中間貯蔵および環境再生のための学会 情報メディア学会 記録管理学会 国際比較環境法センター 日本チタン学会 兵庫県立大学 大学院理学研究科 和達研究室 - 人文・社会科学分野
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会員規模 SMOOSY利用機関名 5,000名以上 一般社団法人 日本保育学会 5,000名未満 一般社団法人 日本カウンセリング学会 特定非営利活動法人 組織学会 日本学生相談学会 日本認知科学会 国際開発学会 日本法科学技術学会 社会経済史学会 一般社団法人 日本キャリア・カウンセリング学会 1,000名未満 経営史学会 日本行政学会 英語授業研究学会 日本経済会計学会 日本児童英語教育学会 環境社会学会 日本中小企業学会 早稲田大学国語教育学会 500名未満 日本南アジア学会 日本村落研究学会 環境法政策学会 日本マンガ学会 全国憲法研究会 一般社団法人 数学教育学会 地域社会学会 日本教育メディア学会 日本ポピュラー音楽学会 心理科学研究会 日本初等理科教育研究会 日本青年心理学会 日本イギリス哲学会 日本教師学学会 カルチュラル・スタディーズ学会 事業再生研究機構 コミュニティ政策学会 北海道心理学会 専門日本語教育学会 貧困研究会 日本キリスト教教育学会 日本個人心理学会 - その他機関
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公益社団法人 郷学研修所・安岡正篤記念館 一般社団法人 日本オーストラリアン・ラブラドゥードル協会 科学部門フランス政府給費留学生の会（ABSCIF） お茶の水会看護同窓会 東京大学整形外科医局
お客様の声
導入後のサポートも手厚く、専属のスタッフの方が事務局の目線に立ち、さまざまな要望に対し迅速かつ丁寧に対応してくださいます。
おかげで会員管理業務の内製化をスムーズに行うことができ、今や学会の運営に欠かすことのできない存在です。
(農学系、会員規模：2000名）
SMOOSYの機能が追加されていること、困ったときにはすぐに対応していただけていること、大変助かっています。
機能の追加に関しては、いろいろな団体様との共有なので、大変だとは思いますが、お話を聞いていただきありがとうございます。
(農学系、会員規模：2500名）
SMOOSY導入までのサポートは迅速に丁寧に対応することを常日頃心がけております。
また、SMOOSYを導入したら終わりではなく、運用が始まってからも最大限に活用いただくために引き続きサポートをさせていただきます。
学会運営に関しては素人の集まりですが、操作が簡単ですし手順書もわかりやすく問題なく導入できました。
(臨床医学系、会員規模：250名）
SMOOSYの強みは「圧倒的な使いやすさ」だと思います。学会事務局としての業務に必要な要素がシンプルにまとめられており、PCの操作に不慣れなスタッフも、導入直後から直観的に操作することができました。
(農学系、会員規模：2000名）
マイページからのオンライン決済が出来るようになり、それまで銀行振込が多く消込作業が大変でしたが、作業が減少しました。
年会費の請求書、領収書の発送を毎年行っていましたが、マイページからのダウンロードが可能となり、発送作業も無くなり、効率アップ、コストダウンにつながりました。
(電気化学系、会員規模：3500名）
SMOOSYは学会業務に特化したクラウド会員管理サービスです。
また、SMOOSYを利用する学会の事務局さま、会員、入会者に向けてそれぞれサポートサイトとヘルプページをご用意しております。 SMOOSYの操作で分からないことがあったときや会員から問い合わせがあった際にご活用いただいております。
SMOOSYは新機能追加など常にアップデートしているので、今後に期待ができます。
(法学系、会員規模：500名）
アトラス社の皆さまが日々利用者の立場に立ってより良いシステム作りにとりくんでいらっしゃる姿勢にも励まされます。ありがとうございます。
(人文・社会科学系、会員規模：500名）
大会システム（Confit）とSMOOSYが連携出来るようになり、大会参加登録時、会員認証が可能となりました。
(電気化学系、会員規模：3500名）
SMOOSYではサービス向上のため日々改善点を検討してバージョンアップしております。SMOOSYのレイアウトや機能の中には、実際にお客さまからいただいたご意見を元にしたものもたくさんございます。これからもお客さまと一緒により使いやすい会員管理サービスを作っていけるよう尽力してまいります。
学会HPが無料で使用できるので、新たに一から作成する必要がなく、小人数の事務局でも運用が可能となりました。
(食品科学系、会員規模：2000名）
HP作成ソフトもファイル転送ソフトも要らないなんて夢の様です。
とっても楽になります。楽になった分、充実した内容をＵＰしていきたいです。
(食品科学系、会員規模：2500名）
SMOOSYサポートサイトとWebサイト機能について拝見しました。
特にWebサイト機能がよく出来ていて、「準備をしっかりやればここまでできるのか！」と思いました。
(健康・生活科学系：250名）
SMOOSYでは会員管理システムと一緒に学会ウェブサイトを構築できる機能がございます。
サーバーの管理やHTMLの知識が無くても簡単にウェブサイトの作成ができるため、会員管理システムを導入するのと同時にウェブサイトを移行される学会様もございます。
よくある質問
SMOOSYについて
- 日本語画面と英語画面で切り替えられますか？
- 画面言語は日本語のみ、日英切り替え式の2種類からお選びいただけます。
- SMOOSYは機関/法人が利用できるサービスですか？
- どなたでもご利用いただけます。学会の事務局の皆様以外にも、事務局代行サービスをされる事業者さま、印刷会社さまなど、幅広いお客様にSMOOSYをご契約いただいております。
ただし学術機関の業務に適した設計となっているために、それ以外の団体でのご利用には適さないことがあります。 - セキュリティが心配です。
- 弊社は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格「JIS Q 27001:2014 （ISO/IEC 27001：2013）」の認証を取得しており、ISMSセキュリティ方針に従った開発、運用作業をしており、脆弱性試験も実施しています。
- アトラスの個人情報の取り扱いについて教えてください。
- 個人情報の取り扱いについてこちらで公表しております。
- SMOOSYに適さないのはどんなケースですか？
- SMOOSYが学会をはじめとする学術機関向けの会員管理サービスとなります。学術機関の業務に適した設計となっているために、それ以外の団体でのご利用には適さないことがあります。
- 今までの利用実績を教えてください。
- 2023年3月現在では、導入準備中の学会を含めて170を超える学術機関にご利用いただいております。
会員規模としては新設で会員募集開始から3万名、分野的には人文・社会科学系、生命科学系、理学・工学系と幅広い分野にて選んでいただいております。
具体的な学術機関は「導入実績」にて一部ご紹介させていただきますのでご覧ください。 - 強みと弱みを教えてください。
- 弱み
SMOSYはパッケージサービスであり、学会の皆さまのご希望をそのままシステム化して提供できるわけではありません。
強み①
パッケージサービスだからこそ、皆様に快適にご利用いただくためのバージョンアップを続けています。「年々使いやすくなっている」という声をいただけると励みになります。
強み②
もう一つの強みはサポートです。 “良いサービス” は、”便利なシステム” というだけでなく、 “質の高い導入サポート” があって提供できるものと考えております。せっかく便利なシステムがあっても、上手く使えるようにサポートをしないとお客様の課題は解決できません。システムとサポートのどちらかだけでなく、両方を強化しています。 - パソコンにインストールする必要がありますか？
- パソコンにインストールする必要はございません。オンラインで作業できる環境であれば、いつでもどこでもSMOOSYにアクセスするだけで利用できます。
- 現在他社のシステムを利用しているのですが、データ移行は可能ですか？
- 可能です。移行データをSMOOSYのExcelフォーマットに落とし込んでいただくことで、個人・法人会員のプロフィールデータと、請求・入金データを移行することができます。ただし現行システムでの操作履歴や変更履歴などは移行できません。
機能について
- 学会サイトは構築済みなので学会サイト機能は不要です。
- 学会サイト機能の利用は任意です。ご利用いただくと学会のWebサイトが簡単に構築できるだけでなく、管理画面からいつでもページ追加や修正が可能になります。修正による追加料金も不要なので、どうぞご活用ください。
- 年会費だけでなく、セミナーや講習会の参加費などもオンラインで徴収したいと思いますが、どのような決済方法を利用できますか？
- クレジットカード決済、コンビニ決済、バーチャル口座決済に対応しております。
※コンビニ決済は法人格がないとご利用いただけませんのでご注意ください。 - システムから送信されるメール文は全て用意する必要がありますか？
- ご提供の段階で、汎用的なメール文が設定されています。汎用メールをそのまま利用する学会も多いですが、気になるメールがありましたら管理画面からいつでも追加/変更が可能です。
- システムだけでなく事務局業務代行や印刷物もお願いできますか？
- オプションでお受けしております。どこまでお任せいただけるのか確認した上でお見積りします。
サポートについて
- はじめての導入なので不安です。
- すでに100を大きく超える学会に提供させていただいているので、様々な運用方法についてご提案させていただきます。現状の方法や課題のヒアリング、他学会の事例も共有しながら最適な導入方法をご提案します。
- SMOOSY導入を検討しているのですが、システムに精通している人材がいないので不安です。設定もしてもらえますか？
- 初期設定はヒアリングを元に弊社導入コンサルタントがいたしますが、運用開始後はお客様自身で設定をしていただきます。随時サポートいたしますのでご安心ください。
デモンストレーションについて
- 検討のために試すサイトはありますか？
- テストサイトを用意しております。お気軽にご依頼ください。
- 発注から運用開始までどれぐらいの期間が必要ですか？
- 目安としては、初回の打ち合わせにて2時間程度のお時間をいただき、現状の業務内容や必要な会員情報項目を確認させていただきます。2～3週間後には伺った内容に準じたテストサイトを提供させていただきます。
そこから事務局の皆さまにテストサイトの確認ならびに弊社から提供させていただくフォーマット（Excel形式）に現在の会員情報をコピーいただきますが、その期間に1.5ヶ月から2ヶ月をおとりしています。
最短で2ヶ月程度で運用開始された学会もありますが、標準的には3ヶ月から4ヶ月をみていただければと思います。
※正式なご発注の前から導入準備をすすめることもできますのでご相談ください。
料金について
- 価格体系を教えてください。
- 会員数と利用サービス（各種プラン）に応じて月額利用料を決めさせていただいております。「SMOOSYを導入して、事務局業務のどの部分をどのように効率化したいのか」をヒアリングさせていただき、SMOOSY導入の目的に見合ったプランをご提案させていただきます。
なお、初期費用はいただいておりません。 - 利用料金の支払いタイミングについて教えてください。
- 最終的な会員データをSMOOSYに反映させていただき、学会の皆さまのほうでの各種確認事項が完了した月より利用料を請求させていただきます。
- 会員から使い方の問い合わせが増えませんか？
- 迷いなく直感的に使える画面を目指してブラッシュアップを続けています。今後もユーザビリティ検証など、画面改善の取り組みを続けていきます。
また、入会申請者や会員の皆さま向けにヘルプサイトも完備しておりますのでご安心ください。 - 相談や見積に費用はかかりますか？
- 費用はかかりません。少しでも気になりましたら、お気軽にお問合せください。
お問い合わせ
SMOOSYのプランや機能についてもっと詳しく知りたい方は…