SMOOSY会員管理システムにいただいたご要望、ご意見からの機能開発について

2023/03/28

はじめまして！SMOOSY導入・運用コンサルタントのなみきです。

WBCが終わり、?も見ごろが終わり、新年度がはじまりますね。
ロスが止まりませんが気持ちを切り替えて次へ進みたいと思います。

今回はSMOOSYを利用している事務局様からご要望やご意見をいただいてから、機能がリリースされるまでのお話をさせていただきます。

Step1. 受付＆検討

①受付

SMOOSYではご利用中の事務局様からご要望やご意見をいただいた場合、いつも事務局様とやり取りさせていただいている運用コンサルタントが内容を確認します。SMOOSYで対応ができるようであれば操作方法を、SMOOSYにない機能であれば代替案をご提示させていただきます。SMOOSYにない機能のご要望、ご意見の場合は、ご事情の背景の詳細を確認させていただきます。

ヒアリングさせていただく内容

- - 機能の目的
  - 使用される頻度
  - これまでどのように対応されてきたか

②運用コンサルタント・営業チーム・事業責任者で共有、検討

SMOOSYにない機能のご要望、ご意見の場合は、弊社内で管理しているSMOOSY顧客要望管理ボードにご要望、ご意見の詳細を登録し、週1回の運用コンサルタント・営業・事業責任者定例会議で共有します。その際に過去に他学会様から同様のご要望やご意見をいただいていないか照会したり、機能がないことによりどれぐらい学会様に負担がかかるかを話し合います。

話し合う内容

- - 機能の目的、使用される頻度
  - 他学会様での要望照会
  - 機能がないことによる学会様での負担

③SMOOSY関係者全体で共有、検討

運用コンサルタント・営業・事業責任者で共有、検討した結果、機能開発の必要があると判断した場合、また事例としてシステム開発部門と共有したほうがいいと判断した場合は、週1回のシステム開発部門を含めたSMOOSY関係者全体の定例会議で共有します。あらためてご要望、ご意見の背景や、これまでに同様のご要望が他学会様からどれぐらいあったかを確認し、機能を開発するかどうか、どこまでの機能を開発するか、緊急性はどうか、すでに挙がっている他の機能開発候補との優先順位をどうするか検討します。

話し合う内容：

（先の「機能の目的、使用される頻度」「他学会での要望数」に加えて…）

- - 開発規模（どこまでの機能を開発するか）
  - 緊急性
  - 他の機能開発候補との優先順位

Step2. 仕様検討＆開発

①仕様検討

話し合いの結果、機能を開発することが決定した場合、システム開発部門で仕様の詳細を検討します。さまざまなパターンにおいてどういった対応が必要になるか、どこまで対応すべきか検討します。場合によっては事務局様に再度ヒアリングさせていただくこともあります。

②仕様確定

システム開発部門で仕様の詳細を検討した結果を、コンサルタント・営業・システム開発定例会議で共有し、問題がないか確認のうえ確定します。

③開発

システム開発部門で仕様をもとに開発します。小規模であれば数日、大規模であれば数ヶ月かかります。

④確認

開発された機能を確認し、想定通りにできているか、問題がないか確認します。

Step3. 事務局様へご案内

新たにリリースされる機能について、事務局様へご案内します。

連絡はメールで、機能の詳細はSMOOSYサポートサイトのお知らせに掲載します。

ご要望、ご意見からの機能開発事例

ご要望、ご意見を基に機能開発した事例をご紹介します。

法人会員にもマイページが欲しい。

法人会員もマイページを利用できるように開発し、法人会員自身で情報変更や請求書/領収書の発行、またオンライン決済を利用している場合は会費をオンライン決済で支払えるようになりました。

まだSMOOSYにログインしていない会員の一覧が欲しい。

ログインしていない会員の一覧が欲しい、最後にいつログインしたか教えて欲しいとお問い合わせいただくことがあり、会員の最終ログイン日時を一覧でダウンロードできる機能を開発しました。

会員マイページ「お知らせ」の文字装飾を簡単にして欲しい。

会員マイページに事務局からのお知らせを掲載することができますが、太字や赤字などはHTMLタグで入力していただく必要がありました。文字装飾アイコンでWord感覚で作成できるように変更しました。

宛名ラベル機能が欲しい。

会員の送付先リストを宛名ラベル形式でダウンロードできる機能を開発しました。

複数会員まとめて事務局のみ閲覧ができるメモ欄に一括登録したい。

対象の会員それぞれに記録されている備考情報を残したまま、一括で情報を登録できるようにしました。

年会費を自動的に徴収する機能が欲しい。

登録されたクレジットカードから毎年決まった日にちに、会費を自動引落ができる機能を開発しました。

会員の大会参加履歴やジャーナル投稿履歴を登録したい。

過去の大会の参加履歴やジャーナルの投稿履歴を、システムに一括登録して管理できるように、履歴情報管理機能を2023年3月末にリリース予定です。

会員様のお問合せからの機能開発事例

会員様から事務局様によくあるお問合せなども、機能の開発やレイアウトの見直しの対象になります。

（海外の方から）日本語画面から英語画面への切り替え方法が分からない。

英語画面用URLと英語画面用メール変数を作成し、SMOOSYから送信されたメール内のリンクをクリックすると直接英語画面が表示されるように対応しました。

さまざまなお問い合わせについて。

会員マイページ画面右上から参照できる「ヘルプ」ページを用意しました。

「ヘルプ」ページの英語版が欲しい。

日本語のヘルプページに英訳を併記しました。

さいごに

SMOOSYはご利用中の事務局様、会員様のお声から改善点を検討し、バージョンアップしております。数多くのさまざまなご要望、ご意見をいただきますため、全てに対応することはできないのですが、いただいたご要望、ご意見はしっかりと記録し、SMOOSY関係者で共有させていただきますので、ぜひお気軽にお声をお聞かせいただけますようお願い申し上げます。