スムーズなSMOOSY導入・運用をサポート！～ 導入準備編 ～

こんにちは！SMOOSY導入・運用コンサルタントのささがせです。

前回に引き続き、アトラスが制定している「Philosophy（サービス哲学）」の1つ、「サービス = システム × サポート」に関連して、SMOOSYを導入・運用するうえでのサポートについてご紹介していきます。

今回は第2回目として運用開始に向けた導入準備でのサポートについてです。

第1回目「スムーズなSMOOSY導入・運用をサポート！～ ヒアリング編 ～」もぜひご覧ください！

 

はじめに

SMOOSYは以下の流れで導入を進めていきます。今回は、システム構築～本運用スタートまでのサポートについてお話しします。

サイト構築はヒアリング内容に基づいてアトラスが行いますが、以下については事務局様にてご対応いただきます

• 会員規約や問い合わせ先などの設定
• 在会会員様のデータ移行の準備
• 会員様への事前周知
• 学会サイトでのSMOOSY案内準備　等

これだけの準備が必要だと「本業と両立して準備できるだろうか」「システム操作に不慣れで上手くできるか心配だ」と感じてしまうかもしれませんが、担当の導入・運用コンサルタントが随時サポートいたしますのでご安心ください！

具体的にどういったサポートをしているかご紹介します。

 

導入準備でのサポート

1. サポートサイトと問い合わせ

SMOOSYでは事務局様向けにヘルプページ「SMOOSYサポートサイト」をご用意しています。

操作説明だけでなく、導入準備の手順も記載しているため、サポートサイトに沿って準備を進めていただけます。

もちろん、不明点があればメールや電話でのお問い合わせも受け付けています。基本的に担当の導入・運用コンサルタントが回答しますので、学会様の課題感やご状況を把握したうえでスムーズな対応が可能です。

【SMOOSYサポートサイト】

2. スケジュール管理

冒頭に記載した通り、事務局様にてご対応いただく導入準備は複数あり、中には同時進行となる準備もございます。

各準備に着手いただきたいタイミングになりましたら、あらためてアトラスから作業の概要をお知らせしています。また、ご希望の開始時期にSMOOSYの運用をスタートできるよう、作業期限のリマインドもしています。

なお、通常の導入準備期間は4カ月ですが、「現システムが終了してしまうため3カ月で導入したい」「本業の繁忙期と重ってしまうため作業期間に余裕をもって進めたい」など、学会様の状況に合わせてスケジュールの調整も可能です。

3. 移行データ作成のサポート

移行データとは、会員様のデータをSMOOSYに移行するためのデータです。

SMOOSYの導入準備の中で一番作業負担が高い準備となるため、事務局様の作業を主に3つのサポートでお手伝いしています。

① 適切な移行データ作成範囲の提案

移行するデータは、会員のプロフィール情報と請求入金情報が対象ですが、退会済みの会員や過去の入金データまで全て移行すると、データ作成作業の負荷が大きくなってしまいます

そこで、まずは打ち合わせで会員数やデータの管理状況等を確認し、作業負担も考慮したうえで移行データの作成範囲を決めていきます。必要なデータのみを移行することで、導入準備の負担を軽減できます。

②「Excelの便利な使い方」の紹介

移行データはアトラスが提供するExcelファイルのフォーマットに、現会員データをコピー&ペーストして作成していただきます。

普段あまりExcelを使用しない方でも作成できるように、サポートサイトにて「Excelの便利な使い方」を掲載しています。

③ 作成ポイントとチェックリストの提供

移行データ作成時には、サポートサイトに加えて、作成のポイントをまとめた資料と作成完了後にご利用いただくチェックリストを提供しています。

作成方法に誤りがあった場合は修正が必要になるため、修正にかかるお手間を削減できるよう、データ作成で間違いやすい点を「作成のポイント」としてまとめ、事前にご案内しています。

作成ポイントの資料で注意点を確認したうえで作成をはじめ、最後にチェックリストでデータに問題がないか確認することができます。

【作成ポイント イメージ】

【チェックリスト イメージ】

 

さいごに

SMOOSYの運用スタートに向けて、導入・運用コンサルタントが伴走しながら準備を進めています。

SMOOSY会員管理システムにご興味がございましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

次回は、運用開始後のサポートについてご紹介します。お楽しみに！