こんにちは！SMOOSY導入・運用コンサルタントのささがせです。最近、我が家のわんこが「おでかけ」という言葉を覚えました🐶
さて、SMOOSYを提供している私たちアトラスでは、企業理念として、サービスをつくり、提供する上で大切にしている考え方「Philosophy（サービス哲学）」を4つ制定しています。
そのうちの1つに「サービス = システム × サポート」というものがあります。
アトラスでは、単にシステムを提供するだけではなく、良い提案、良いサポートがあって初めて良いサービスになると考えています。
そこで、今回からSMOOSYを導入・運用するうえでのサポートについてご紹介していきます。
はじめに
SMOOSYでは、導入準備から運用スタート、またその後についても、担当の導入・運用コンサルタントがSMOOSYのご利用をサポートします。
今回は、現状ヒアリング〜課題共有・ご提案でのサポートについてお話します。
SMOOSYでは、導入準備を始める前に「SMOOSY導入打ち合わせ」を行い、会員管理業務における現状の課題や運用ルールをヒアリングさせていただきます。
設定や運用方法は、学会様の現状に合わせて導入・運用コンサルタントから提案させていただくため、事務局様で一からご準備いただく必要はなく、オンライン化が初めてな学会様にも安心して導入いただけています。
SMOOSY導入にあたり、どういった情報を準備しておけばよいか気になる事務局様もいらっしゃるかと思いますので、実際のヒアリング内容をご紹介します！
ヒアリング内容
1. 現状の課題やSMOOSYの導入に期待すること
まずはじめに、学会事務局業務のお困りごとやSMOOSY導入に対して期待する効果をヒアリングします。
「手作業によるミスが多い」「郵送業務を削減したい」など、伺った課題をベースに設定内容などをご提案していきます。
例えば「年会費の入金消込作業の負担が大きい」という課題の場合には、消込作業が不要なオンライン決済を促すための設定や周知方法をご提案しています。
2. 年会費の請求ルール
年会費の請求時期や入会金請求の有無、会員種別と年会費額などをヒアリングし、学会様の年会費請求ルールにあわせてサイトを設定をします。
ヒアリング内容例
- 年会費の請求時期
例：事業年度4～3月に対して、前年度の3月に請求し前納制としている - 年会費の按分設定
例：事業年度の下期に入会した場合は年会費の半額を請求する - 年会費以外に請求したい商品
例：冊子の購読費や論文投稿料
3. 会員情報項目
基本的には、学会様で管理している会員情報項目を元に、SMOOSYでの会員情報項目を設定します。一方で、ヒアリング結果によってはSMOOSYで項目を設けない場合もあります。
現在の会員項目についてあらためてヒアリングをすると、現在は使用していない情報や用途が不明な情報が含まれている場合があります。そのため、今後もその会員項目が必要かどうかを一緒に整理しながら、SMOOSYでの会員情報項目を決めていきます。
また、項目を整理する際の判断材料として、類似分野の他学会での情報収集の傾向も共有しています。
会員情報項目をあらためて整理し、不要な項目は削ることで、入会希望者の申請の手間が軽減され、また、学会様にとっても必要な情報が整った状態で会員管理ができます。
さいごに
SMOOSYでは、私たち導入・運用コンサルタントが学会様と共に導入を進めていきます。今後も、スムーズな運用開始を目指し、SMOOSY導入の第一歩として、丁寧なヒアリングを心がけてまいります。
その他、SMOOSY会員管理システムの導入についてご不明な点がございましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
次回は、運用開始に向けた準備中のサポートについてご紹介します。お楽しみに！
