学会向け会員管理サービス

※その他、導入準備中30学会以上

SMOOSYについて

日本語画面と英語画面で切り替えられますか？

画面言語は日本語のみ、日英切り替え式の2種類からお選びいただけます。

SMOOSYは機関/法人が利用できるサービスですか？

どなたでもご利用いただけます。学会の事務局の皆様以外にも、事務局代行サービスをされる事業者さま、印刷会社さまなど、幅広いお客様にSMOOSYをご契約いただいております。
ただし学術機関の業務に適した設計となっているために、それ以外の団体でのご利用には適さないことがあります。

セキュリティが心配です。

弊社は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格「JIS Q 27001:2014 （ISO/IEC 27001：2013）」の認証を取得しており、ISMSセキュリティ方針に従った開発、運用作業をしており、脆弱性試験も実施しています。

アトラスの個人情報の取り扱いについて教えてください。

個人情報の取り扱いについてこちらで公表しております。

SMOOSYに適さないのはどんなケースですか？

SMOOSYが学会をはじめとする学術機関向けの会員管理サービスとなります。学術機関の業務に適した設計となっているために、それ以外の団体でのご利用には適さないことがあります。

今までの利用実績を教えてください。

2023年3月現在では、導入準備中の学会を含めて170を超える学術機関にご利用いただいております。
会員規模としては新設で会員募集開始から3万名、分野的には人文・社会科学系、生命科学系、理学・工学系と幅広い分野にて選んでいただいております。
具体的な学術機関は「導入実績」にて一部ご紹介させていただきますのでご覧ください。

強みと弱みを教えてください。

弱み
SMOSYはパッケージサービスであり、学会の皆さまのご希望をそのままシステム化して提供できるわけではありません。
強み①
パッケージサービスだからこそ、皆様に快適にご利用いただくためのバージョンアップを続けています。「年々使いやすくなっている」という声をいただけると励みになります。
強み②
もう一つの強みはサポートです。 “良いサービス” は、”便利なシステム” というだけでなく、 “質の高い導入サポート” があって提供できるものと考えております。せっかく便利なシステムがあっても、上手く使えるようにサポートをしないとお客様の課題は解決できません。システムとサポートのどちらかだけでなく、両方を強化しています。

パソコンにインストールする必要がありますか？

パソコンにインストールする必要はございません。オンラインで作業できる環境であれば、いつでもどこでもSMOOSYにアクセスするだけで利用できます。

現在他社のシステムを利用しているのですが、データ移行は可能ですか？

可能です。移行データをSMOOSYのExcelフォーマットに落とし込んでいただくことで、個人・法人会員のプロフィールデータと、請求・入金データを移行することができます。ただし現行システムでの操作履歴や変更履歴などは移行できません。

機能について

学会サイトは構築済みなので学会サイト機能は不要です。

学会サイト機能の利用は任意です。ご利用いただくと学会のWebサイトが簡単に構築できるだけでなく、管理画面からいつでもページ追加や修正が可能になります。修正による追加料金も不要なので、どうぞご活用ください。

年会費だけでなく、セミナーや講習会の参加費などもオンラインで徴収したいと思いますが、どのような決済方法を利用できますか？

クレジットカード決済、コンビニ決済、バーチャル口座決済に対応しております。
※コンビニ決済は法人格がないとご利用いただけませんのでご注意ください。

システムから送信されるメール文は全て用意する必要がありますか？

ご提供の段階で、汎用的なメール文が設定されています。汎用メールをそのまま利用する学会も多いですが、気になるメールがありましたら管理画面からいつでも追加/変更が可能です。

システムだけでなく事務局業務代行や印刷物もお願いできますか？

オプションでお受けしております。どこまでお任せいただけるのか確認した上でお見積りします。

サポートについて

はじめての導入なので不安です。

すでに100を大きく超える学会に提供させていただいているので、様々な運用方法についてご提案させていただきます。現状の方法や課題のヒアリング、他学会の事例も共有しながら最適な導入方法をご提案します。

SMOOSY導入を検討しているのですが、システムに精通している人材がいないので不安です。設定もしてもらえますか？

初期設定はヒアリングを元に弊社導入コンサルタントがいたしますが、運用開始後はお客様自身で設定をしていただきます。随時サポートいたしますのでご安心ください。

デモンストレーションについて

検討のために試すサイトはありますか？

テストサイトを用意しております。お気軽にご依頼ください。

発注から運用開始までどれぐらいの期間が必要ですか？

目安としては、初回の打ち合わせにて2時間程度のお時間をいただき、現状の業務内容や必要な会員情報項目を確認させていただきます。2～3週間後には伺った内容に準じたテストサイトを提供させていただきます。
そこから事務局の皆さまにテストサイトの確認ならびに弊社から提供させていただくフォーマット（Excel形式）に現在の会員情報をコピーいただきますが、その期間に1.5ヶ月から2ヶ月をおとりしています。
最短で2ヶ月程度で運用開始された学会もありますが、標準的には3ヶ月から4ヶ月をみていただければと思います。
※正式なご発注の前から導入準備をすすめることもできますのでご相談ください。

料金について

価格体系を教えてください。

会員数と利用サービス（各種プラン）に応じて月額利用料を決めさせていただいております。「SMOOSYを導入して、事務局業務のどの部分をどのように効率化したいのか」をヒアリングさせていただき、SMOOSY導入の目的に見合ったプランをご提案させていただきます。
なお、初期費用はいただいておりません。

利用料金の支払いタイミングについて教えてください。

最終的な会員データをSMOOSYに反映させていただき、学会の皆さまのほうでの各種確認事項が完了した月より利用料を請求させていただきます。

会員から使い方の問い合わせが増えませんか？

迷いなく直感的に使える画面を目指してブラッシュアップを続けています。今後もユーザビリティ検証など、画面改善の取り組みを続けていきます。
また、入会申請者や会員の皆さま向けにヘルプサイトも完備しておりますのでご安心ください。

相談や見積に費用はかかりますか？

費用はかかりません。少しでも気になりましたら、お気軽にお問合せください。