スムーズなSMOOSY導入・運用をサポート!~ 運用開始後打ち合わせ編 ~

こんにちは!SMOOSY導入・運用コンサルタントのささだです。
朝晩の涼しさが増し、我が家のにゃんこが毛布をフミフミ🐾する姿が見られるようになりました。最高に可愛い季節の到来です😸
さて、アトラスが提供するSMOOSYのサポートに関する取り組み紹介の第3回になります。アトラスでは「Philosophy(サービス哲学)」として「サービス = システム × サポート」を掲げているとおり、システムの提供だけでなく、運用中も継続的にサポートを行うことを大切にしています。今回は「スムーズなSMOOSY導入・運用をサポート!」シリーズの第3回目として、「運用開始後打ち合わせ編」をお届けします。
以下もぜひご覧ください!
 

はじめに

SMOOSYは以下の流れで導入を進めていきます。今回は、分析・チューニングについてお話しします。
 
SMOOSYの導入から約一年後を目安に、打ち合わせを実施しています。打ち合わせの主な内容は以下です。
  • 現状のヒアリング
  • 利用状況の共有
  • 事務局機能の利用状況確認
  • 改善提案とSMOOSY活用方法の案内

現状のヒアリング

まずは、現在の運用状況や課題についてお伺いします。具体的には、「SMOOSYを導入して良かった点」や「これまで負担となっていた作業が削減できたかどうか」など、導入のきっかけとなった課題が解決されているかを確認します。また、「事務局画面の操作で不明な点がないか」「会員からの問い合わせで頻繁にある内容はないか」「年会費の徴収に問題がないか」など、具体的な運用上の課題もお聞きします。

利用状況の共有

次に、SMOOSYの利用状況をデータに基づいて共有します。具体的には、以下の項目を確認します。
  • 会員数
  • 会員マイページのログイン状況
  • メール不達状況
  • 年会費の納入状況
  • オンライン決済の利用率
 
【資料イメージ】

事務局機能の利用状況確認

事務局画面は、会員情報の管理やメール送信、また年会費などの請求情報の管理など、学会運営において重要な機能が集約されています。事務局様の操作履歴や利用状況を確認し、操作に問題がないか、また効果的に活用できているかを共有します。

改善提案とSMOOSY活用方法の案内

現状のヒアリング、利用状況、事務局機能の利用確認をもとに課題を分析し、改善策を提案します。以下は課題の一例です。
 
マイページにログインしていない会員がいる
会員マイページでは、会員情報の更新や年会費の支払いが可能です。ログインされていない場合、会員情報が古くなっている可能性や、年会費の支払いが滞っている可能性があります。
 
メールが届かない会員がいる
所属先の異動などで登録メールアドレスが現在は使用されていない場合、学会からの重要な案内が届かず、会員の学会活動への参加が減少する可能性があります。
 
年会費が未払いの会員がいる
会員マイページへの未ログインやメール不達の問題が影響している可能性もありますが、単に学会からの納入依頼メールを見落としている可能性もあります。督促メールを送信することで納入率が上がることが多いですが、督促メールを送ることに抵抗を感じるといった声もお聞きします。
 
オンライン決済の利用率が低い
クレジットカード決済などのオンライン決済は、会員が支払うとシステムが自動でSMOOSYに入金情報を登録してくれるため、事務局様での入金確認と消込作業を削減できます。しかし、オンライン決済と並行して銀行振込や郵便振替も支払可能にしている場合、慣れている方法で支払われるケースが多く、事務局作業の負担が減りません。
 
このような問題に対して、他学会での取り組み実績や、学会に特化した会員管理サービス提供のノウハウを活かした改善案をご提案し、現状の課題解決を目指します。
また、事務局画面の便利機能や、新しくリリースされた機能のご紹介など、SMOOSYをより効果的に活用する方法もご案内します。

さいごに

SMOOSYでは、導入後も学会様の運用をしっかりサポートしてまいります。
SMOOSY会員管理サービスにご興味がございましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
次回は、事務局交代時のサポートについてご紹介します。お楽しみに!

最新記事一覧

カテゴリ

学会向けお役立ちコラムもどうぞ!

© 2024 Atlas Co., Ltd