会員管理をもっと便利に！履歴情報管理機能のご紹介
こんにちは、SMOOSY導入・運用コンサルタントのささがせです。
最近、窓の外から「ジジッ」とセミの鳴くような音が聞こえてきて「まだ6月なのに早いな‥」と驚いていたのですが、ご近所の洗濯物干しが回る音だったと判明しさらに驚いた今日この頃です。
さて、今回は2023年3月30日にリリースしたSMOOSYの「履歴情報管理機能」についてお話します。
SMOOSYには会員情報と請求入金情報の管理機能がありますが、「履歴情報管理機能」のリリースにより、大会の参加履歴や資格取得歴などの管理も可能となりました。
リリース情報でも簡単な概要をご紹介していますが、履歴情報管理機能の詳細を以下の4つのポイントに絞ってご紹介します！
- 多様な履歴情報の管理
- 資格取得者の管理に対応
- 履歴検索とメール送信の活用で学会活動を促進
- 履歴の登録・更新が一括で可能
1. 多様な履歴情報の管理
「履歴情報」といっても、管理されたい履歴は学会によって様々かと思います。
学術大会に関する履歴、ジャーナルに関する履歴の項目を標準でご用意していますが、事務局の管理画面から履歴の種類を追加することもできます。
例えばセミナーの受講歴や資格の取得歴も追加して管理することが可能です。
また、正会員だけでなく非会員の情報も登録できるため、イベント等の参加者情報を一元管理できます。
▼管理画面 標準の履歴項目
2. 資格取得者の管理に対応
履歴情報として管理できる項目には、履歴保持者のプロフィール情報や履歴の名称・実施日の他、ポイントや時間、更新期限、有効期限の項目もあります。
そのため、資格取得などに必要な学術大会やイベントのポイントや時間もSMOOSYで管理することができます。また、資格の更新期限や有効期限を登録することで、会員自身で会員マイページから簡単に資格の期限を確認できます。
後述するメール送信機能と合わせて活用することで、期限の近い会員宛てに資格更新の案内を送ることもできます。
▼会員マイページ 履歴情報一覧
3. 履歴検索とメール送信の活用で学会活動を促進
管理画面では登録した履歴情報を検索することができます。さらにメール送信機能と合わせて活用することで、会員・非会員へ以下のような案内が簡単にできます。
- セミナー参加者を検索し、次回セミナー開催の案内を送る
- 非会員を検索し、入会案内を送る
- 資格の期限で検索し、更新の案内を送る
▼一括メール送信イメージ
4. 履歴の登録・更新が一括で可能
履歴の登録は画面から1件ずつ登録する方法と、Excelファイルを使用して一括で登録する方法があります。
SMOOSYからダウンロードしたフォーマットに情報を入力してインポートすることで、大会参加者等、複数人の履歴情報を一括で登録することができます。履歴情報の削除や更新も一括で更新可能です。
▼インポートファイル
最後に
いかがでしたでしょうか？SMOOSY「履歴情報管理機能」の魅力が少しでも伝わりましたら幸いです。
履歴情報管理機能は有料オプションとなりますので、導入をご検討される場合はこちらからお気軽にお問い合わせください。
SMOOSYではお客様の声を反映し、学会様・会員様に便利にお使いいただける機能を提供していきます。今後も随時アップデートし進化してまいりますので、ぜひご期待ください。
