履歴情報管理機能リリースについて
この度、履歴情報管理機能をリリースしました。
SMOOSYには会員情報の管理機能、請求入金情報の管理機能があります。
会員情報と併せて、大会の参加履歴や資格取得歴なども管理したい、と多くの学会様からご要望いただき、新たにSMOOSYで履歴情報の管理ができるようになりました。
履歴情報管理機能には以下の4つの特徴があります。
- 多様な履歴情報の管理
- 資格取得者の管理に対応
- 履歴検索とメール送信の活用で学会活動を促進
- 履歴の登録・更新が一括で可能
1. 多様な履歴情報の管理
「履歴情報」といっても、管理されたい履歴は学会によって様々かと思います。
学術大会に関する履歴、ジャーナルに関する履歴の項目を標準でご用意していますが、事務局の管理画面から履歴の種類を追加することもできます。
例えばセミナーの受講歴や資格の取得歴も追加して管理することが可能です。
また、正会員だけでなく非会員の情報も登録できるため、イベント等の参加者情報を一元管理できます。
▼管理画面 標準の履歴項目
2. 資格取得者の管理に対応
履歴情報として管理できる項目には、履歴保持者のプロフィール情報や履歴の名称・実施日の他、ポイントや時間、更新期限、有効期限の項目もあります。
そのため、資格取得などに必要な学術大会やイベントのポイントや時間もSMOOSYで管理することができます。また、資格の更新期限や有効期限を登録することで、会員自身で会員マイページから簡単に資格の期限を確認できます。
後述するメール送信機能と合わせて活用することで、期限の近い会員宛てに資格更新の案内を送ることもできます。
▼会員マイページ 履歴情報一覧
3. 履歴検索とメール送信の活用で学会活動を促進
管理画面では登録した履歴情報を検索することができます。さらにメール送信機能と合わせて活用することで、会員・非会員へ以下のような案内が簡単にできます。
- セミナー参加者を検索し、次回セミナー開催の案内を送る
- 非会員を検索し、入会案内を送る
- 資格の期限で検索し、更新の案内を送る
▼一括メール送信イメージ
4. 履歴の登録・更新が一括で可能
履歴の登録は画面から1件ずつ登録する方法と、Excelファイルを使用して一括で登録する方法があります。
SMOOSYからダウンロードしたフォーマットに情報を入力してインポートすることで、大会参加者等、複数人の履歴情報を一括で登録することができます。履歴情報の削除や更新も一括で更新可能です。
▼インポートファイル
なお、履歴情報管理機能は有料オプションとなります。
導入をご検討される場合はSMOOSYサポートまでお問い合わせください。
SMOOSYではお客様からの声を参考に、便利な機能を随時リリースしております。
今後もどんどんアップデートしてまいりますので、是非ご期待ください！
どうぞよろしくお願いいたします。