毎年訪れる悩みの種… 会費未納問題について
こんにちは！SMOOSY導入コンサルタントのささがせです。
9月に入り、だんだん暑さも和らいできましたね。
今年の夏はとても暑かったので、寝具を“極冷”仕様に買い換えたのですが、それらの役目もそろそろ終わりそうです。
さて、今回は多くの学会様で課題となっている「会費未納問題」についてお話していきます。
会費未納問題未納の原因① 会員が未納に気がついていない② 銀行振込や郵便振替の手間③ 連絡手段が郵送しかない④ 宛先不明未納率改善のための施策メールアドレスの収集（原因③④に当てはまる学会様）オンライン決済の導入（原因②に当てはまる学会様）会員管理システムの導入（原因①②④に当てはまる学会様）最後に
会費未納問題
毎年の会費請求の度に、会費未納の対応に頭を悩ませている学会様も多いのではないでしょうか。
数年未納が続いた場合には自動退会とする学会様も多いようですが、在籍分の会費はきちんと徴収し、できるならば会員を継続いただきたいところかと思います。
未納率改善のためにどのような施策を行えばよいか、未納の原因別にご紹介いたします。
未納の原因
原因はいくつかあるかと思いますが、主に以下のようなことが挙げられます。
① 会員が未納に気がついていない
何度も入金を督促しているものの、メールや郵便物が埋もれて会員が気付いていないパターンです。特に複数学会に加入されている会員の場合、ご自身でもどの学会で過去何年分未納なのか把握されていないというケースも多いかと思います。
② 銀行振込や郵便振替の手間
「銀行振込」や「郵便振替」などのオフラインの支払い方法に対し、会員が銀行やATMに行く時間がない、振込が手間だ、と放置してしまうパターンです。最近ですとクレジットカードなどのオンライン決済が主流になってきており、忙しい中振り込みに出向くことがやはり手間に感じてしまうようです。
③ 連絡手段が郵送しかない
これは事務局様側のお話となりますが、会員のメールアドレスを収集していないため、連絡手段が郵送しかないというパターンです。郵送物での督促にリアクションがない会員に対し、メールアドレスなど他の連絡手段がない場合は打つ手がなくなってしまいます。
④ 宛先不明
請求や督促状を送っても宛先不明で届かないパターンです。会員がうっかり住所やメールアドレスの変更連絡を忘れてしまい不達となるケースも多いかと思います。
未納率改善のための施策
メールアドレスの収集（原因③④に当てはまる学会様）
会員のメールアドレスを収集することは未納率改善の第一歩かと思います。
前述したとおり郵送物に気付かず未納となってしまっている会員に対して、メールでアプローチすることで会費納入を望める可能性があります。事務局様が督促する際の事務作業の手間や郵送にかかる費用を削減する意味でも、いずれはメールへの切り替え、または郵送と併用されるのが良いかと思います。
オンライン決済の導入（原因②に当てはまる学会様）
オンライン決済を導入することで、銀行振込や郵便振替での支払いを億劫に感じ、未納となってしまっていた会員も、負担なく会費のお支払いができるようになるかと思います。
弊社が提供している会員管理システム「SMOOSY（スムージー）」でオンライン決済を使用する場合、入金情報が自動的にシステムに反映されるので、消込などの作業が不要となり、事務局様の手間も削減できます。また、海外からの送金でPayPalをご利用いただいている学会様にとっても、クレジットカード決済を導入することで支払方法が一本化できるメリットがあります。
会員管理システムの導入（原因①②④に当てはまる学会様）
システムを導入することで、複数の未納の原因に対処できるかと思われます。
まずは、オンライン決済が利用できるようになるため、オフライン決済を手間に感じていた会員にとって大きなメリットとなります。前述したように事務局様も会費支払い時にかかる手間が削減できます。
次に、会員専用ページの使用により、会員自身で会費の支払い状況を確認することが容易となります。郵便物やメールが埋もれてしまい、ご自身の未納を把握できていない会員に気が付いていただきやすくなります。
また、「SMOOSY（スムージー）」では、会員マイページのトップ画面に未払いの請求が一覧で表示されますので、支払漏れを防ぐことが容易となります。加えて、会員自身でメールアドレスや住所等の会員情報を変更できるため、変更の連絡漏れによる宛先不明のリスクも軽減できるかと思われます。
【SMOOSYの会員マイページ トップ画面イメージ】
最後に
毎年、学会様を悩ませているであろう会費未納問題の解決の糸口になれば幸いでございます。
2022年9月時点で、SMOOSYは導入実績が140学会を超え（導入準備中含）、システム導入による問題解決方法や導入後の変化など、事例が続々と集まってきております。
