学会が頭を抱える会費未納問題…改善のための4つの対策とは？
こんにちは、会員管理グループの篠ケ瀬（ささがせ）です。
毎年の会費請求の時期になると、未納者リストを前に頭を悩ませている事務局様も多いのではないでしょうか？
未納が続くと学会の財源が減ってしまうのはもちろんですが、何より「督促をしつづけなければならない事務局様の物理的・心理的な負担」は計り知れません。
- 「何度も催促するのは気が引ける…」
- 「数年未納が続いたので、規定通り自動退会処理をするしかないのか…」
このような葛藤を抱えている方もいらっしゃると思います。本来であれば、きちんと年会費を支払ってもらい、会員として継続していただきたいですよね。
会費未納問題を解決することは、学会運営の財源確保だけでなく、事務局様の「心の負担」を軽くすることに直結します。
今回は、よくある未納の原因と、今日から検討できる具体的な改善施策をご紹介します！
未納が発生する原因と具体的な対策【原因①】そもそも連絡が届いていない▼対策１：年度変わりのタイミングで更新を促す▼対策２：会員自身でいつでも更新できる環境を作る【原因②】会員が連絡を見ていない▼対策：大会申し込み等の「イベント」と連動させる【原因③】会員が支払いを忘れている▼対策：オンライン決済を導入する最後に
未納が発生する原因と具体的な対策
未納には様々な背景がありますが、大きく分けると以下の3つのパターンに集約されます。
それぞれの原因を理解し、それに合わせた対策を打つことが重要です。
【原因①】そもそも連絡が届いていない
メールアドレスを収集していない場合や、情報が古くなっているためにエラーメールになってしまう（郵送の場合は宛先不明として返送される）パターンです。
引越しや所属機関の変更に伴い、住所やメールアドレスが変わることはよくあるので、ここに対策を打たないと連絡がつかない会員が年々積み上がってしまいます。
▼対策１：年度変わりのタイミングで更新を促す
特に所属変更が多いのは、年度が変わる4月です。
そのため、毎年3月頃に「所属先情報更新のお願い」として一斉メールを送ることが非常に有効です。
SMOOSYでは、このような案内に使える汎用的なメールテンプレートもご用意しています。
▼対策２：会員自身でいつでも更新できる環境を作る
「変更があるたびに事務局へ届け出る」というフローは、会員にとっても手間がかかります。
対策１と併せて、会員自身がPCやスマホから手軽に情報を更新できる仕組みを用意することで、変更漏れの可能性を軽減できます。
SMOOSYでは、会員マイページでいつでも会員情報を変更できます。
【原因②】会員が連絡を見ていない
せっかく最新のメールアドレスを管理できていても、肝心のメールが読まれていなければ意味がありません。
一度のメールで気づかない場合は複数回連絡する必要がありますが、何度も督促メールを送るのはお互いにストレスになってしまいますよね。
▼対策：大会申し込み等の「イベント」と連動させる
かなりシステマチックなやり方ですが、弊社が提供するSMOOSYは、同じく弊社の学術大会支援サービス「Confit（コンフィット）」と連携できます。これにより、学術大会の演題登録や参加登録時に、年会費が未納ならシステム上に支払いを促すアラートを出すということが可能です。
メールを見落としがちな会員でも、この方法であれば気づいてもらうことができます。
【原因③】会員が支払いを忘れている
請求には気づいていても、「後でやろう」と思っているうちに忘れてしまうパターンです。
特に、支払い方法が「銀行振込」や「郵便振替」のみの場合、以下のような心理的ハードルが発生します。
- 「平日の日中に銀行へ行く時間がない」
- 「ATMの手数料がもったいない」
- 「振込用紙をどこかに失くしてしまった……」
最近は多くのECサイトでもクレジットカードなどのオンライン決済が主流になってきていることから、忙しい中振り込みに出向くことが手間に感じられやすいようです。
▼対策：オンライン決済を導入する
オンライン決済を導入することで、銀行振込や郵便振替での支払いを億劫に感じ、未納となってしまっていた会員も、負担なく会費のお支払いができるようになります。
SMOOSYでオンライン決済（クレジットカード払い）を導入するメリットは、会員様だけではありません。
- 会員： その場ですぐに支払いが完了する。
- 事務局： 入金情報が自動でシステムに反映されるため、通帳を見ながらの「消込作業」が一切不要になる。入金額の過不足が発生しなくなる。
また、海外会員向けにPayPal等を用いて個別運用されている場合も、カード決済に一本化できるため管理が非常に楽になります。
最後に
会費未納問題は、個々の会員様の意識の問題だけでなく、「支払いまでの導線」や「気づく仕組み」を整えることで解決できるケースがあります。
2026年1月時点で、SMOOSYは導入実績が200学会を超え、システム導入による問題解決方法や導入後の変化など、事例が続々と集まってきております。
- 「うちの学会の場合、どこから手をつければいい？」
- 「システム導入で、具体的にどのくらい作業が減るの？」
など、少しでも気になる点がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。 事務局様の「面倒な作業」を減らし、本来の学会運営に注力できるよう、私たちが全力でサポートいたします！
当コラムについて
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