他の学会はどうしてる？演題登録時に発表者の会員資格を確認する方法3選！
こんにちは。お役立ちコラム編集長の堀田です。
今回は学術大会でよく聞くあの課題に関する内容をお届けします！
学術大会の準備が進む中で、事務局の皆様が頭を悩ませる業務の一つに「発表者の会員資格の確認」があるのではないでしょうか。
「会員しか発表できないルールなのに、非会員から申し込みが来た」
「会員番号が間違っていて照合できない」
「年会費を支払っていない会員が多数いて困る」
etc.
こうした確認作業は、会期が迫り忙しい事務局の大きな負担となります。
今回は、学術大会の演題登録において、どのような形で発表資格を確認する手法があるのか、そのメリット・デメリットを整理してご紹介します。
学術大会における発表資格の制限パターン発表資格の確認方法：3つのアプローチ1. 演題登録時に「会員番号」を入力させる（照合はしない）2. 会員データと演題登録データを照合してチェックする3. 演題登録システムと会員管理システムを連携させる発表資格の確認に関するトラブル事例【ケース①】入会督促や支払い督促に応じてくれない【ケース②】会期後に「発表資格なし」が判明し、発表取り消しにまとめ
学術大会における発表資格の制限パターン
まず、一般的な学術大会における発表資格の制限には、主に以下の3つのパターンがあります。
- 誰でも発表できる（制限なし）
- 発表者（筆頭著者）が会員である必要がある
- 発表者（筆頭著者）だけでなく、共著者も含めて全員が会員である必要がある
ただし、誰でも発表できる学会は稀で、会員資格を必要としている学会がほとんどかと思います。
また、「会員であること」に加えて「当該年度の年会費をちゃんと納めていること」までが条件の場合も多いです。
このような条件に対して、その確認をどのタイミングで、どの程度の精度で行うかが運用のポイントとなります。
発表資格の確認方法：3つのアプローチ
それでは、具体的にどのような方法で会員資格を確認している例があるのか、代表的な3つのパターンを解説します。
1. 演題登録時に「会員番号」を入力させる（照合はしない）
演題登録フォームに「会員番号」の入力欄を設けることで、自己申告により会員資格を確認する方法です。
場合によっては「会員種別」＋「会員番号」など工夫をしている学会もあります。
なるべく手軽に対応したいという学会が取る方法ですが、照合しないとすり抜ける人が出てきてしまうため、あまりおすすめはできない方法です。
- メリット： フォームに項目を追加するだけなので、システム改修の手間やコストが軽微です。
- デメリット： 入力された番号が正しいか、会費が納入されているか、等はチェックできません。誤った番号や適当な数字でも登録できてしまうため、あくまで「簡易的な確認」に留まります。
2. 会員データと演題登録データを照合してチェックする
1の方法と組み合わせる場合が多いですが、演題登録時に会員番号を入力させた後、事務局側で会員管理システムのデータとExcel等で突き合わせる方法です。
より厳格にチェックしたいが、後述のシステム連携という選択肢に踏み切ることが難しい学会でよく取られるパターンです。
- メリット： 実際に会員名簿と照合するため、正確に資格の有無を確認できます。
- デメリット： 誤った会員番号が入力されている場合は個別確認も必要なため、照合作業に手間と時間がかかります。また、あくまで後日チェックする形式になるため、もし非会員が演題登録していたと判明した後に個別に連絡して入会を促すなどの手間が発生します。
3. 演題登録システムと会員管理システムを連携させる
演題登録システムと会員管理システムをAPIなどで接続し、システム上で自動照合する方法です。
- メリット： 登録時に即座に会員認証を行うため、資格がない人はそもそも登録を完了できません。 事務局による後日の照合作業が不要になるため、精度を高めつつ事務局業務の効率化を実現できます。
- デメリット： ゼロからシステムを開発（スクラッチ開発）する場合、多額の費用と期間が必要になります。
上記の通り、スクラッチ開発をする場合は多額の費用と期間がかかるため、学会としても大掛かりな検討が必要になります。
その場合でももちろん学会内での稟議は必要かと思いますが、ConfitとSMOOSYはそれぞれ独立したサービスのため、「まずは学術大会から」「まずは会員管理から」など段階的な導入も可能です。
また、ConfitとSMOOSYによる連携では、単なる会員資格のチェックだけでなく、「会費の納入状況」までリアルタイムに確認し、未納者にはその場で支払いを促すといった運用も可能です。
ConfitとSMOOSYによる会員チェックのメリット
- スクラッチ開発に比べて費用を抑えられる
- まずはConfit・SMOOSYどちらかを導入してから段階的に広げていくという手段も可能
- 会員資格のチェックだけでなく、会費の納入状況までリアルタイムに確認できる
発表資格の確認に関するトラブル事例
運営側としては極力手間をかけず、性善説に基づいて運営したいという気持ちもあるかもしれません。しかし、確認を曖昧にしたことでトラブルに発展するケースもあります。
【ケース①】入会督促や支払い督促に応じてくれない
「後日データ照合」の運用で非会員や会費未納が見つかった場合、事務局は個別に督促を行う必要があります。
ここで、すぐに対応してもらえれば良いですが、なかなか対応してくれない場合や連絡がつかない場合は、会期当日まで追いかけ続けなくてはならないこともあります。
ただでさえ混雑する大会当日の受付で、特定の発表者の対応に時間を取られることは避けたいところです。
【ケース②】会期後に「発表資格なし」が判明し、発表取り消しに
演題登録時に確認が漏れていて、そのまま会期当日に発表を実施、その後会員資格がないことが判明して発表取り消しとなった事例もあります。
たとえ後日取り消しという扱いにしたとしても、本来は資格がなかった人が当日に発表してしまったということは学会の信頼にも関わる問題になってしまいます。
まとめ
会員資格の確認方法には大きく3つの方法があることを紹介しました。
それぞれメリット・デメリットがあり、事務局の工数とコスト、そして許容できるリスクのバランスを考えて検討いただくと良いかと思います。
- 手軽さ重視なら、会員番号の自己申告
- 手作業の範囲で精度を高めるなら、Excelでのデータ照合
- 効率と精度を両方求めるなら、システムによる自動連携
もし「毎年の照合作業で事務局が疲弊している」「後日のトラブルリスクを減らしたい」とお考えであれば、システム連携による自動化を検討するタイミングかもしれません。
学会の規模や運用ルールに合わせた最適な方法を、ぜひ一度見直してみてはいかがでしょうか。
弊社では無料相談も承っておりますので、お気軽にお問い合わせください！
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