会員にメールが届かない？6つの原因を知ってすっきり解決！
こんにちは。会員管理グループの篠ケ瀬です。
日ごろ、会員とメールでやり取りをされている学会事務局の皆様は、時として「メールが届かない」というお困りごとに遭遇することがあるのではないでしょうか。「重要な案内なのに届いていない」「連絡が取れない」といった状況は、事務局の皆様にとって頭の痛い問題だと思います。
本日は、メールが届かない際の主な原因と、その対処法についてご紹介させていただきます。
メールが届かない6つの原因①メールアドレスが間違っている②利用していたメールアドレスが無効になった③受信者側でメールを拒否する設定をしている④受信者のメールボックスが上限に達した⑤メッセージサイズが受信者のメールボックスの上限を超えた⑥その他（サーバーの一時的なエラー、混雑など）エラーコードを確認して原因を特定するエラーコードの確認方法エラーコードの種類と対処法4xx（一時的なエラー）5xx（永続的なエラー）エラーの発生を防ぐには？メールアドレスの入力ミスを防ぐメールアドレスが変更になった際に更新しやすくするまとめ
メールが届かない6つの原因
①メールアドレスが間違っている
最も多い原因の一つが、単純なメールアドレスの入力ミスです。会員登録時の入力ミスや、転記時のタイプミスなどで起こることがあります。特によく見られるのが以下のようなケースです：
- 「.」（ドット）と「,」（カンマ）の混同
- 「-」（ハイフン）と「_」（アンダーバー）の混同
- 全角文字での入力
②利用していたメールアドレスが無効になった
特に所属機関のメールアドレスをご利用の会員様の場合、異動や退職によってアドレスが使えなくなることがあります。また、フリーメールの場合でも、長期間使用していないとアカウントが停止されることがあります。
③受信者側でメールを拒否する設定をしている
迷惑メール対策として、受信者が特定のドメインからのメールをブロックしていたり、メールフィルターを設定していたりする場合があります。事務局から送信したメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうこともあります。
④受信者のメールボックスが上限に達した
メールボックスの容量が一杯になると、新規メールを受信できなくなります。特に大学のメールサーバーでは、容量制限が厳しく設定されていることが多いようです。
⑤メッセージサイズが受信者のメールボックスの上限を超えた
添付ファイルが大きすぎる場合、受信者側のサーバーで受信を拒否されることがあります。学会では論文や資料など、サイズの大きなファイルをやり取りする機会が多いため、特に注意が必要です。
⑥その他（サーバーの一時的なエラー、混雑など）
上記以外にも、サーバーの一時的な不具合やメンテナンス、混雑などによってメールが届かないことがあります。これらは一時的な現象であることが多く、しばらく時間をおいて再送信すると解決することがあります。
エラーコードを確認して原因を特定する
送信したメールが届かない場合は、エラーコードを確認して原因を特定しましょう。
ここでは、「SMTPステータスコード」と呼ばれる一般的なエラーコードについてご紹介します。
※ Yahoo!メールやGmail、Outlookなど、一部のメールサービスでは独自のエラーコードが使用されている場合があります。
エラーコードの確認方法
メールが届かない場合、以下の画像のようなエラーメッセージが届きます。メッセージ内に記載されている「数字3桁」のエラーコードを確認すると、エラーの原因を特定できます。
エラーコードの種類と対処法
4xx（一時的なエラー）
400番台のエラーコードは一時的なエラーを表します。
時間をおいてから再送することでメールが届く可能性があります。
5xx（永続的なエラー）
500番台のエラーコードは以下のような永続的なエラーを表します。
会員に連絡し、原因を解消したうえで再送する必要があります。
| エラーコード | 意味 | 対処法 |
|---|---|---|
| 550 | ユーザーが存在しない（宛先不明メールアドレス） 受信拒否設定をしている 等 | 会員に学会からのメールを拒否設定していないか確認する |
| 551 | ユーザーが存在しない（宛先不明メールアドレス） | メールアドレスに誤りがないか確認する 会員に有効なメールアドレスか確認する |
| 552 | 受信者側のメールボックスが上限に達している | 会員にメールボックスの空きを確保してもらう |
エラーの発生を防ぐには？
今回はエラーが起きた際の対処法をご紹介しましたが、本来はそもそもエラーが発生しないことが一番です。
ここではエラーの発生を防ぐ2つのポイントを紹介します。
メールアドレスの入力ミスを防ぐ
入会を紙やメールで受け付けている場合、どうしてもメールアドレスの入力ミスや転記ミスが発生しやすくなります。
これを防ぐ一番の方法は、会員管理システムを導入することです。多くのシステムでは、入力したメールアドレスが正しいか確認するために確認メールが送信されます。確認メールを受け取れなければ入会手続きが進められないため、間違ったメールアドレスが入力されてしまうことを防げます。
メールアドレスが変更になった際に更新しやすくする
入会時に正しいメールアドレスが入力されていても、所属機関の変更に伴ってメールアドレスが変わり、メールが届かなくなってしまうことは多々あります。
いくら「メールアドレスが変わったら事務局に連絡してください」または「マイページ上でメールアドレスを変更してください」などとアナウンスしていても、更新漏れが多発してしまうという学会がほとんどではないでしょうか？
なるべく更新してもらうためには、「他の手続きのついでに更新できるようにする」というのが有効です。
弊社が提供している会員管理サービス「SMOOSY」と学術大会支援サービス「Confit」を組み合わせて利用いただくと、「Confit」で学術大会に参加するついでに「SMOOSY」で管理されている会員情報を更新する、ということも可能です。
まとめ
メールが届かない原因は様々ですが、まずはエラーの種類を把握し、適切な対処法を知っておくことが大切です。会員の皆様との円滑なコミュニケーションのために、今回ご紹介した情報を活用していただければ幸いです。
また、弊社が提供している学会向け会員管理サービス「SMOOSY」では、メールの送信エラーについても事務局の管理画面から確認可能となっています。ご興味があればお気軽にお問い合わせください。
当コラムについて
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