こんにちは！SMOOSY導入・運用コンサルタントのささがせです。
2023年も残すところあと数日ですね！
師走を迎えて皆様お忙しい時期かと思いますが、来年2024年1月から本格的に開始となる電子帳簿保存法の改正について準備はお済みでしょうか？
今回は電子帳簿保存法（電帳法）についてお話ししていきます。
はじめに
電子帳簿保存法（電帳法）は、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」の電子保存に関する法律です。
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3種類の電子保存について定められており、2021年に改正され、2023年12月末に宥恕期間が終了となります。
所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者が対象となり、事業規模問わず一般社団法人などの法人格をお持ちの学会様は対象となります。
今回は、いくつかある改正事項のうち、対象となる学会様が多いと思われる「電子取引データ保存」の義務化について、会員管理システムSMOOSYでの対応と併せてご案内していきます。
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」に関する制度の詳細は、以下の国税庁の制度に関するパンフレットをご参照ください。
- 電子帳簿等保存
はじめませんか、帳簿・書類のデータ保存（電子帳簿等保存）｜国税庁 - スキャナ保存
はじめませんか、書類のスキャナ保存｜国税庁
また、「電子取引データ保存」の義務化以外の改正事項につきましては、改正に関するパンフレット｜国税庁 をご参照ください。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税法上保存が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」について、一定の要件を満たした上で、電磁的記録（電子データ）による保存を可能とする法律です。
同法に基づく各種制度を利用することで、経理のデジタル化を図ることができます。
電子帳簿保存法の対象は、所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者で、一般社団法人などの法人格をお持ちの学会が対象となります。事業規模は問いません。
学会様におきましても、法人税の申告をしている場合は、電子帳簿保存法への対応が必要となります。
また、電子データの保存方法は以下の3種類があり、「電子取引データ保存」は全ての事業者において義務化されます。
＜電子保存の種類＞
| 保存方法 | 対象 | 概要 | 例 |
| 電子帳簿等保存 | 希望者のみ | ご自身で最初から一貫してパソコン等で作成している帳簿や国税関係書類は電子データのまま保存ができ、一定の保存要件を満たした「優良な電子帳簿」の場合は優遇措置があります。 |
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| スキャナ保存 | 希望者のみ | 決算関係書類を除く国税関係書類は、書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。 |
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| 電子取引データ保存 | 所得税・法人税の帳簿書類の保存義務がある全事業者 | 注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。 |
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「電子取引データ保存」の義務化で変わること
「電子取引データ」とは、電磁的に授受した請求書・領収書・契約書・⾒積書などに関するデータを指します。
EDI取引データやインターネット上のサイトからダウンロードしたデータ、クラウドサービスの共有機能や電子メールによって授受したデータ等がこれにあたります。
2024年1月からは、これらを「電子データのまま保存する」ことが義務となり、取り扱い方が以下のように変わります。
＜2023年12月31日まで＞
- 保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば問題ありません。
- プリントアウトした紙を原本として保存することが可能です。
＜2024年1月から＞
- 電子取引の情報は「原則データ」で「電子帳簿保存法の要件に則って保存する」必要があります。（スクリーンショットやPDFでの保存でも可）
- データが原本となるため、授受した電子データは事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
- 受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。
※あくまでデータでやりとりしたものが対象で、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。
電子取引データの保存要件と必要な準備
学会運営においては、年会費や大会参加費の請求管理等で、システムから請求書・領収書を発行したり、ダウンロードした請求書・領収書をメール添付で送付している場合、電子取引データの保存に対応しなければいけません。
＜電子取引データ保存の前に＞
まずは、現在の帳簿・国税関係書類の保存状況から、電子取引データに該当する書類を扱っているかどうか確認することをお勧めします。
どれくらい電子データを扱っていて、現在の保存方法がどうなっているか整理することで、保存法や業務フローの見直しがどの程度必要か把握することができます。
各帳簿・国税関係書類の受け取り方法
- 紙で授受している場合
→ 引き続き紙のまま保存が可能です。スキャンしてデータで保存している場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に従う必要があります。 - データで授受している場合
→ 現在の保存方法がこの後紹介する保存要件にあっているか確認し、不足している点については準備が必要です。
データで受け取っている書類量
学会さまが取り扱っている電子取引データのボリュームによっては、システムなしで保存要件に対応すると業務負担が大きくなってしまう可能性があります。
その場合は、電子帳簿保存法に対応した文書管理システム等の導入も検討していただくとよいかと存じます。
授受したデータの保存方法
- データのまま保存している場合
→ 現在の保存方法がこの後紹介する保存要件にあっているか確認し、不足している点については準備が必要です。また、電子帳簿保存法では7年間の保存が必要です。 - 印刷したものを原本として保存し、データは破棄している場合
→ データで受け取った書類を印刷して保存することが認められなくなります。データで受け取った書類は保存要件に従ってデータのまま保存する必要があります。
＜電子取引データの保存要件＞
電子取引データは2つの要件に従って保存する必要がありますが、業務フローの見直しや事務処理規程の制定など、システムの導入なしでも対応が可能となっています。
なお、2024年1月までに保存要件の対応が難しい場合、一定の条件を満たす際は「電子取引データを保存するのみ」でよいとする猶予措置が設けられています。
猶予措置の対象となるかどうかにつきましては、国税庁パンフレット 3ページ目のフローチャートにてご確認ください。
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可視性の確保（常に確認できる状態になっているか）
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関係書類の備え付け（システムの概要書やマニュアルの用意）
電子取引データの出力や保存をしているシステムのマニュアルが必要となります。書面のマニュアルはもちろん、書面以外の方法による備え付けも可能とされています。
そのため、ご利用のシステムに、概要書と同等の内容が組み込まれ、速やかに出力することができるオンラインマニュアルやヘルプ機能があれば、こちらの準備は済んでいるといえるでしょう。 - 見読性の確保（ディスプレイやプリンタの備え付け）
税務職員に指定されたデータを速やかに出力するために必要となります。
ディスプレイやプリンタは日々の事務局業務で使用しており、既に備え付けが完了している学会さまも多いかと存じます。 - 検索要件の充足
電子取引データは取引等の「日付・ 金額・取引先」のうち2つ以上を組み合わせて検索できることが要件の1つとなります。
以下のような方法で対応が可能です。- データのファイル名を「日付_金額_取引先」など規則性を持った名称に変更して保存する。
- 表計算ソフト等で索引簿を作成する（国税庁HPでサンプルのダウンロード可能）
- 電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの導入
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真実性の確保（正しいデータかどうか）
以下のいずれかの方法で、データの不当な訂正削除を防ぐ必要があります。
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- 受領したデータへタイムスタンプ付与する
- タイムスタンプが付与された電子取引データを受領する
- 訂正削除の履歴が残る・もしくは訂正削除ができないシステムを使用する
- 訂正削除防止のための事務処理規程を定める
aやbのように、タイムスタンプを付与するためには専用のシステムが必要となり、導入のハードルが高いのではないかと思われます。
また、現在cのようなシステムで書類を保存していない、という場合には、国税庁HPに掲載されている「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」を元にdの事務処理規程を制定して対応が可能です。
SMOOSYでの対応について
会員管理システムSMOOSYから発行する請求書・領収書に付随する請求情報や入金情報については、電子帳簿保存法に準拠して以下の機能にて対応済みとなります。
※SMOOSY外で発行・受取りしている請求書・領収書等のデータにつきましても、要件に沿って保存が義務づけられます。SMOOSYの導入によって学会運営における電子帳簿保存法対応が完了するものではありませんのでご留意ください。
「可視性の確保」への対応
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関係書類の備え付け
事務局向けのSMOOSYオンラインマニュアルを整備しています。
【SMOOSYサポートサイト イメージ】
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見読性の確保
SMOOSY事務局画面やダウンロードファイルにて、取引日や請求額等の取引情報の確認が可能です。
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検索要件の充足
SMOOSYでは請求情報をExcelファイルで一括ダウンロードが可能です。
データには日付・金額・取引先名にあたる会員名が含まれるため、検索要件に沿った検索が可能となっています。
【請求情報 Excelファイル イメージ】
「真実性の確保」への対応
SMOOSYでは、請求や入金の情報の変更時に自動で履歴情報（日時）を付与しています。また、訂正・削除についても「変更日時/変更者/変更前・変更後の情報」の履歴を記録し、事務局画面から確認できるようになっています。
【請求情報の訂正履歴 イメージ】
【入金情報の削除履歴 イメージ】
最後に
電子帳簿保存法における「電子取引データの保存」は事業規模を問わず、所得税・法人税を納税する全事業者が対象となります。
2024年1月まで残りわずかとなりますが、電子帳簿保存法への準備のご参考となりましたら幸いです。
そのほかSMOOSYについて知りたい、この機能の詳細を知りたいなどありましたらお気軽にお問い合わせください。
それでは、また次回お会いしましょう！
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