とにかく手間がかかる！学会の会費請求

2022/11/28
お悩み解決

こんにちは。SMOOSY導入コンサルタントのささだです。

2022年もあと一か月を残すところとなりました。私は季節の中で秋が一番好きなのですが、今年は残暑が続いたと思えば急に冷え込む日が続いたりと、秋はいずこへ！？

寒暖差が激しい時期は体調を崩しやすいので、みなさんも体調には気をつけてお過ごしくださいね。

さて、今回は多くの学会様のお悩みの種である「学会の会費請求」についてです。

責任重大かつ手間がかかる会費請求

会費請求は学会事務局にとって日常業務でありながら、重要かつ非常に手間のかかる作業です。会員種別ごとに異なる金額の請求書を作成し、封筒に入れて郵送し、入金のたびに消込作業をして領収書を発行する…一口に「会費請求」と言ってもこれだけの作業が発生します。

会費請求作業だけでも大仕事なのに、さらに以下のようなお悩みがあるのではないでしょうか。

  • 請求書を誤って作成しないよう神経を使い、封筒に入れる作業で肩が凝る。
  • 入金確認と消込作業の日々。
  • 会員の所属先から振込があったが、どの会員に対する振込かがわからない。
  • 入金額が請求額と異なる。
  • 宛先不明で請求書が戻って来てしまったり、入金の誤りがあった場合、個別で確認の連絡をしなければならない。

このように、会費請求は手間と悩みがつきものですよね。

この記事でご紹介する「SMOOSY×オンライン決済」では会費請求の負担軽減が可能になります。

学会で採用している支払方法

実際に学会様のお話を伺うと、大体以下の4パターンの支払方法のいずれかを採用（または併用）していらっしゃるようです。

支払方法 概要
銀行振込 学会が指定する銀行口座に直接振り込む方法です。銀行窓口、ATM、ネットバンキングなど、任意の方法で振込むことができます。振込手数料は、振込金額や振込方法によって異なります。
郵便振替 専用の払込取扱票を用いてゆうちょ銀行宛に送金する方法です。ゆうちょ銀行窓口やゆうちょ銀行のATMで送金ができます。払込取扱票には、手数料を学会が負担する「赤色の用紙」と会員が負担する「青色の用紙」の2種類があります。
自動口座振替 集金代行サービスと契約することで、毎月の指定日に会費を自動的に引き落として学会口座に振り込む方法です。会員からすると振込手数料はかからず学会も確実に会費を徴収できることがメリットですが、集金代行サービスへの委託費用が発生します。
現金 学術大会の際に会員が現金で支払う方法です。

上記支払方法の場合、いずれも入金があると記帳に行ったり振込データを基に会員情報と突き合わせて消込をすることになります。

また、請求額と入金額が異なる場合は会員への連絡が必要になったり、所属機関が会費を負担する場合などで請求先と振込人名義が異なると照会が必要になったりと、どうしても手間が発生してしまいます。

自動口座振替など丸ごと業者に委託する場合は楽にはなりますが、その分委託費用が発生します。さらに最近では業者への委託を止めて、学会内で事務局業務を完結できるようにしたいという学会様も増えてきているようです。

入金消込の手間を削減！オンライン決済のご紹介

弊社がご提供するクラウド型会員管理サービス「SMOOSY（スムージー）」は、おかげさまで導入準備中も含めて140を超える学会様にご利用いただいております。
SMOOSY導入のきっかけで最も多い理由が「会費請求や入金消込の手間を削減したい」というものです。

ここでは実際に多くの学会様にお選びいただいているSMOOSYの「オンライン決済」についてご紹介したいと思います。
オンライン決済で入金があると、SMOOSYに登録されている会員情報と紐づけられ、自動的に入金情報が反映されます。入金消込の手間が削減されることが一番のメリットです。

今回は学会様から一番多くお選びいただいている「クレジットカード決済」についてご紹介します。

クレジットカード決済のメリット

  • 入金確認と消込作業が不要となる
    会員がクレジットカードで決済すると即時に入金情報が反映されます。これまで日々の業務であった入金確認と消込作業を削減できます。
  • 入金誤りの個別対応が不要となる
    クレジットカード決済は必ず請求額で決済されますので、入金誤りによる個別対応が不要となります。
  • 都度払いと継続決済を利用できる
    支払いの都度カード情報を入力する方法以外に、一度入力したら2年目以降は自動で引き落としができる継続決済もご利用いただけます。継続決済は支払手続きが一回で済むため払い忘れを防げます。また未入金による督促連絡も不要になるため、事務局業務の削減にも繋がります。

SMOOSYの管理画面では入金状況が一目でわかりやすく、入金状況での絞り込み検索もできます。

▽画面イメージ【事務局管理画面】

事務局管理画面の入金状況

SMOOSYのオンライン決済ではクレジットカード決済の他に、バンクチェック決済、コンビニ決済もご利用いただけます。いずれのオンライン決済も自動で入金情報が反映されます。

支払方法 概要
バンクチェック決済 SMOOSYの会員マイページで受付作業をすると、「1つの請求につき1つの振込先口座」が自動発行される決済方法です。銀行窓口/ATM/ネットバンキングなど、任意の方法で振り込むことができます。

会員側からすると通常の銀行振込と同じように振り込むことができるのが特徴です。
コンビニ決済 会員自身で支払いをするコンビニを選択し、コンビニに設置してある端末機械またはレジにて振り込む方法です。

全国約37,000店舗のコンビニが利用可能で、24時間365日振り込むことができます。

上記でご紹介したオンライン決済はいずれも決済代行サービス会社であるROBOT PAYMENT社への月額利用料および決済ごとの処理料が発生しますが、これまで会費請求にかかった手間やコスト・外部委託の費用を置き換えるとすると、実際にはそれほど変わらずシステムへの移行が出来るのではないかと思います。

さらにSMOOSYの会員マイページから会員自身で請求書と領収書のダウンロードが可能で、宛名も会員自身で設定することができますので、冒頭で挙げたような請求書の郵送や再発行にかかる手間も削減することができます。

さいごに

会費請求はどこの学会様でもお悩みの種になっているかと思います。

学会様の貴重なコストとお時間を削減し、その分楽になったり別の業務や研究に充てる時間を確保できたりするようになれば、弊社としても本望でございます。

SMOOSYやオンライン決済についてご興味をお持ちいただけましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。オンライン決済にかかる費用の御見積りが必要な場合も、その旨をご連絡いただければ概算の費用をご案内させていただきます。

それでは、また次回お会いしましょう！