学会事務局 担当者交代をスムーズに進めるポイント
こんにちは。SMOOSYサポートチームの双木です。
学会運営において、事務局の会員管理担当者の交代は重要なイベントの一つです。今回は、多くの学会様からお寄せいただく「担当者交代時の引継ぎ」に関する課題と、スムーズな引継ぎのためのポイントをご紹介させていただきます。
担当者交代時によくある課題
「前任者から十分な引継ぎを受けられなかった」「どの情報がどこに保管されているのかわからない」「会費の請求漏れが発生してしまった」...
このような声を、実際に担当者が交代された学会様からお聞きすることがあります。特に会員管理業務は、会費徴収や会員情報の更新など、学会運営の根幹に関わる重要な業務であるため、引継ぎが不十分だと様々な問題が発生する可能性があります。
では、どのように準備を進めればよいのでしょうか。これまで多くの学会様をサポートさせていただく中で、特に効果的だった取り組みをご紹介します。
スムーズな引継ぎのための準備ポイント
引継ぎをスムーズに進めるためには、引継ぐ側が準備を整え、引継がれる側も内容をしっかりと理解することが大切です。双方が意識することで、円滑な業務の引継ぎが期待できます。
1. 日頃からの情報整理
担当者交代は予期せぬタイミングで発生することもあります。そのため、「いつ交代しても大丈夫」という状態を普段から維持しておくことが重要です。例えば、会員データの整理や更新履歴の記録、業務フローの文書化などを日常的に行っておくことで、突然の引継ぎにも対応できます。
2. システムによる情報の一元管理
会員管理システムを活用することで、会員情報や会費納入状況、過去の対応履歴などを一箇所で管理できます。特に、エクセルやメモで管理していた情報をシステムに集約することで、新担当者でも必要な情報にスムーズにアクセスできるようになります。
3. 業務マニュアルの整備
日々の業務の中で、特に注意が必要な点や学会独自のルールなどを随時マニュアルに追記しておくと、新担当者への引継ぎがスムーズになります。「当たり前」と思っている業務手順こそ、きちんと文書化しておくことが大切です。
4. 運営に関わる重要事項の把握
- 年間スケジュールと重要な締切日
- システムの基本操作
- 関係者との連絡体制
- 問い合わせ対応と会費請求の仕組み
- 緊急時の対応手順
新担当者様へのサポート体制
私たちSMOOSYでは、新しく担当になられた方に安心して業務を進めていただけるよう、以下のようなサポートをご用意しています。
- システムの基本的な操作方法をまとめたマニュアルのご提供
- 必要に応じてオンラインでの操作レクチャー
- メールでの問い合わせ対応
特に操作レクチャーでは、実際の画面を見ながら具体的な操作方法をご説明させていただくため、システムの使い方に不安がある方にも安心してご利用いただいています。
さいごに
担当者交代は避けては通れないイベントですが、適切な準備と引継ぎを行うことで、スムーズな業務の移行が可能です。
