[2020年9月配信] なぜ年度末にむけて会員管理サービス導入が多いのでしょうか?

事務局ご担当者様

こんにちは。
株式会社アトラスの佐藤です。

おかげさまで弊社の会員管理サービスSMOOSY(スムージー)も、
導入準備中を含めて50を超える学会にご利用いただけるようになってまいりました。

特に最近では「年度末にむけてサービス導入を検討したい」といった
ご要望をいただくことが非常に多くなっております。

「なぜ年度末なのか?」といったご事情をお聞きすると、
いくつかの傾向がございましたので、
今回はその傾向についてご紹介させていただきます。

傾向 その1:年度末業務の改善を見据えて。
多くの学会では4月から始まる新年度の年会費請求を毎年の3月に実施をされております。
従来の方法では「請求書作成」「印刷」「封入」「郵送」という業務を実施することとなり、
またその後の入金確認や入金履歴の会員名簿等への反映に忙殺されることとなります。
また一定期間に入金のない会員に対しての督促を郵送や電話などで実施されている学会も少なくありません。
これら一連の業務を会員管理サービス導入により
「オンラインでの一括請求」「自動での入金情報反映」「未入金会員への一斉督促通知」などを実現されるために
「年度末(3月)までに会員管理サービスの導入を」というご要望を多々いただいております。
ご相談いただく動機としてはこちらが最も多くなっております。

傾向 その2:事務局任期の終了を前に。
現在、事務局を担当されている先生やご担当者が任期終了前に、
ご自身が苦労をされた経験から「後任事務局の負担の少ない体制で引き継ぎをしないと…」
ということを考えていただき現在の事務局任期終了前から準備を始めることが多いようです。

傾向 その3:事務局任期を開始してから。
上記の「傾向 その2」とは反対に今年度から新たに事務局担当についた先生やご担当者が
「今年度から事務局を引き継いだけど会員情報が整っていなくて何とかしたい。
会員情報の更新や請求・入金管理業務もExcelでやるように引き継いだのですが、非常に苦労している…」
とお問い合わせいただくケースも少なくないありません。

以上、「なぜ年度末なのか?」という傾向について3つの傾向をご紹介させていただきました。
一般的な会員管理サービスの導入は3ケ月から4ヶ月程度の準備期間が必要となりますので、
この年度末に向けての導入を検討される場合には、
そろそろ検討ならびに準備にとりかかることをオススメいたします。

もし皆様が少しでも会員管理業務を改善にご興味がありましたら是非お問い合わせください。
お問い合わせ先:
https://www.atlas.jp/services/membership/contact

弊社会員管理サービスSMOOSY(スムージー)については、
以下のページよりご参考いただければ幸いです。
SMOOSYのご紹介:
https://www.atlas.jp/services/membership

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。