[2020年8月配信] 学会業務の「オンライン化」とは?

事務局担当者様
株式会社アトラスの佐藤です。

アトラスでは年間400を超える学会の皆さまとお取引をさせていただいております。
学術大会支援については毎年250大会、ジャーナルについては投稿審査システムの提供を中心に250学会との接点があります。

今回は学会の「学術大会」「ジャーナル」「会員管理・請求/入金管理」における
「オンライン化とは何か?」についてご紹介いたします。

1.学術大会における「オンライン化」について。
4月にはいってから、弊社アトラスには250件を超える「学術大会のオンライン開催」に関するお問い合わせをいただくようになってきております。
現地での開催をコロナ影響により断念せざるを得ない学会がほとんどであり、「オンライン抄録+動画/オンライン会議ツール(Zoomなど)」の活用による「オンライン開催」を実現するための方式を検討する目的での情報提供依頼となっております。
また参加費の徴収についても、いままでは当日参加費については会場での現金等での支払が可能でしたが、現地開催が難しくなった現状では「オンライン決済(オンライン領収書・参加証発行含む)」を選択する学会が増加しております。
演題登録のオンライン化は、いままでも広く普及しておりましたが、このように現地開催が難しくなった現状としては「オンライン開催」ならびに「オンライン決済」が主流となりつつあります。
なお、「オンライン開催」については昨今では様々な開催方法がありますので、
新型コロナウイルスの対策でオンライン学会をご検討中の皆様へ」をご参考ください。

2.ジャーナルにおける「オンライン化」について。
冊子体のジャーナルからオンラインジャーナルへの移行がより顕著になってきております。
大学図書館などで冊子閲覧が困難な状況に加え、論文の投稿や審査についても郵送やメールでは編集事務局側での迅速な対応が難しくなってきた、とのお話をよくお聞きしています。
ジャーナルのオンライン公開についてはJ-STAGEなどのサービスをご利用いただいている学会は多いと思いますが、論文の投稿や査読者への送付についても昨今ではクラウドサービスの利用が加速しているのが現状です。
投稿者、編集者、査読者が一元管理可能な投稿審査システム「Editorial Manager」へのお問い合わせが増えてきているのも上記のような要因なのでしょう。

3.会員管理・請求/入金管理における「オンライン化」について。
アトラスの会員管理サービス「SMOOSY(スムージー)」は会員数1,000名未満の学会に多くご利用いただいていますが、事務局の多くは「大学の研究室などに事務局を設置」しており、「先生方と事務担当のアルバイトの方」で運用されている割合が多くなっています。
今回のコロナ影響で困ったコトとしては、「研究室のPCでないと学会業務ができない」「それなのに大学構内への立ち入りは教職員に限定され事務担当のアルバイトの方が入構できない」といったことでした。
また年会費などの請求書・領収書の発行や郵送、通帳記帳による入金確認が滞るなどの支障が多かったとのことです。
このあたりはSMOOSYのようなオンラインサービスを利用いただくことで、「いつでもどこでも」「オンライン請求書・領収書の発行」が実現できるということでお問い合わせをいただくケースが増えてきております。

■「学会業務のオンライン化」にご興味がありましたらお気軽にご連絡ください。
アトラスでは、「学術大会」「ジャーナル」「会員管理・請求/入金管理」のオンライン化に向けて、さまざまなサービスを提供させていただいております。
「学会業務のオンライン化」に少しでもご興味がありましたら是非一度お気軽にご相談ください。
オンライン会議での詳細ご案内も随時受け付けております。
本メールにご返信または以下の問合せフォームよりお気軽にご依頼ください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。