[2020年5月配信] コロナ影響のなかで学会事務局が困ったコトと今後の対応

事務局担当者様
こんにちは。株式会社アトラスの佐藤です。

昨今のコロナ影響により、
アトラスでも全スタッフ50名がテレワーク体制となり、ひと月が経過しました。
また、多くの学会事務局の皆さまからもテレワーク移行のご連絡をいただき、
皆さまがご苦労されている声もお聞きしております。

今回はそのなかから、

「テレワークになって事務局として困ったコト」
を一部ご紹介いたします。

 

1.事務局や研究室に行かないと会員情報などの確認できずに不便。
多くの学会では大学の研究室などに事務局を設置しており、
据付けのPC内のExcelやAccess、FileMakerなどで会員情報の管理をされております。
そのため事務局担当者がテレワークとなることにより、
ご自宅に持ち帰らなければならない、というお話をよくお聞きします。
持ち帰れるようなPCだったりすればよいのですが、
デスクトップなどの場合はたいへん。
また担当者が複数だったりするとお一人で持ち帰るわけにもいかず、
というのが実態なのでしょう。

結果として定期的に事務局に出向かなければならない、
というケースも多々あるようです。

 

2.請求書や領収書の印刷や郵送ができない。
仮に、担当者がテレワーク移行したとしても、
ご自宅では請求書や領収書の印刷・郵送する環境がないのが普通です。
今年度の会費請求は、ほとんどの学会で実施済みの時期だとは思いますが、
「請求書の宛先を大学宛に変更してほしい」
「入金したので領収書を発行してほしい」
といった依頼が頻繁にあり困っている、という話しもお聞きします。

私たちアトラスでも、4月からは取引先である学会の皆さまには、
請求書はいままでの郵送ではなくPDFファイルのメール送付でお願いしておりますが、
それでも、それなりのテマがかかっている事実は否めません。

 

3.当面の大会実施をどうするか。
3月、4月に実施予定されていた大会については中止もしくは延期とされている学会がほとんどでした。
一方で、この秋口以降の大会についてはオンライン実施を検討されている学会が急増しています。
ひとくちにオンライン実施といっても多様な運営方法があり、実施ノウハウも蓄積されていないために困っている、という声を多々お聞きしております。

以上、ほんの一部ですが、日々の事務局ご担当者とのやり取りのなかからのお困りごとを共有させていただきました。

これらの解決策として私たちアトラスが取り組んでいるテーマについて紹介させていただきます。

 

■オンライン会員管理サービス「SMOOSY(スムージー)」のご利用

1.事務局や研究室に行かないと会員情報などの確認できずに不便。
通常PCで行っている会員管理業務を「SMOOSY」のようなオンラインサービスに移行すること「いつでも、どこでも、誰にでも」会員情報の確認や編集ができるようになります。
ある学会の先生からは「これであれば研究室などに事務局を設置する必要もなくなるかもしれない」といったご意見もいただいております。

クラウド型会員管理サービス「SMOOSY(スムージー)」のご紹介

 

2.請求書や領収書の印刷や郵送ができない。
会員管理サービス「SMOOSY」が提供する会員専用ページ(会員マイページ)で、会員が自ら請求書や領収書のダウンロードを行い、事務局からの印刷・郵送業務を廃止する学会が増えてきております。
「ペーパーレス」の実現により、郵送のためのテマやコストを大幅に削減することをお勧めいたします。

クラウド型会員管理サービス「SMOOSY(スムージー)」のご紹介

 

■オンライン大会支援サービス「Confit(コンフィット)」のご利用

3.当面の大会実施をどうするか。
この春から会場設置型の大会が相次いで中止や延期になるなか、一部の学会では「オンライン大会」形式での実施に踏み切るところが増えてきています。
ひとえに「オンライン大会」といっても、その実施形態に様々なパターンがありますので、以下の弊社ブログを参考いただければ幸いです。

学術大会支援サービス「Confit(コンフィット)」スタッフブログ
なお、オンライン大会実施にむけての具体的な取組などの事例・方法などもご紹介させていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

以上となりますが、
会員管理サービスや大会支援サービスなどの導入にご興味がありましたら、
是非一度お気軽にご相談ください。
オンライン会議での詳細ご案内も随時受け付けております。
本メールにご返信または以下フォームよりお気軽にご依頼ください。

https://www.atlas.jp/services/membership/meeting

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。