[2019年10月配信] 学会の会員管理業務を見直すきっかけとは?

■2019年10月配信の「SMOOSYメルマガ」より記事を抜粋しています。


事務局ご担当者様

こんにちは。株式会社アトラスの備家(びか)です。

いくつか台風も過ぎ、ようやく過ごしやすい気候になってまいりました。
9月は学会シーズンで皆様お忙しい日々をお過ごしだったのではないでしょうか?

さて、いつも会員管理クラウドサービスSMOOSYについてご案内させていただいておりますが、
本日は「会員管理業務見直しを検討するきっかけ・タイミング」というテーマで情報をお届けできればと思います。

おかげさまで会員管理システムについてお問い合わせをいただくことが増えてきております。
お問い合わせいただいた皆様はいつ、どんなきっかけで検討を始めたのか、参考までに情報ご提供いたします。

タイミング①:事務局任期の終了前
現在事務局を担当されている先生やご担当者が、任期終了前に「負担の少ない形で新しい事務局担当へ引き継ぎをしないと…」
ということを考えて、任期終了の前年あたりから検討を始めることが多いようです。
我々にお声がけいただく動機としてはこちらが最も多いです。

タイミング②:事務局任期の開始後
①とは反対?に、新たに事務局担当についた先生やご担当者様が、「今年度から事務局を引き継いだけど会員情報が
全く整っていなくて何とかしたい…」とお問い合わせいただくケースも少なくないです。
これもある意味「自分の任期中になんとか良い形にしたい!」という課題解決意志を感じます。

タイミング③:パッケージソフト・OSのサポート終了時期
AccessやFileMakerを利用して会員情報を管理している場合、利用バージョンのサポート終了はシステムを移行する
大きなきっかけとなっているようです。
「会員情報」という大切な情報を守るために、最新版へのバージョンアップを検討すると同時に別システムへの移行も
併せて検討されることが多いようです。

検討し始めたがすぐに改善は難しい…という声も
「そうは言ってもシステムの移行には手間がかかる…」
「そうは言っても予算的に現状維持を取らざるを得ない…」

こういったお声をいただくことももちろんございます。(むしろこちらの声の方が多いです)
こういったお悩みを抱えている場合、「少なくともこれは解決したい!」という点は何かをお伺いしております。
「システム導入に向けて」ではなく「学会事務局ご担当者様の負担軽減に向けて」、一気に全てを解決できなくとも、
スモールステップで、できるだけ予算や手間を抑えつつ負担を軽減できる方法を皆様と一緒に探し、ご提案しております。

もし皆様が少しでも会員管理業務を改善したいと感じていらっしゃいましたら、
ぜひお気軽にご相談ください。

オンラインやご訪問での詳細ご案内も随時受け付けております。
本メールにご返信または以下フォームよりお気軽にご依頼ください。
https://www.atlas.jp/services/membership/meeting

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。