[2020年2月配信] 会員管理システム導入のよくある失敗パターンとは?

こんにちは。株式会社アトラスの佐藤です。

2月に入り大学も春休みに入り始めている頃でしょうか。
この期間は大学の先生方は入試に授業の評価にもちろん研究に…お忙しい日々をお過ごしかと存じますが、
どうぞご自愛ください。

さて、いつも会員管理クラウドサービスSMOOSYについてご案内させていただいておりますが、
本日は「学会の会員管理システム導入における失敗パターン」についていくつかご紹介できればと存じます。
会員管理システムの導入を検討されている方がいらっしゃいましたら、参考にしていただければ幸いです。

失敗パターン① 解決したい課題が不明瞭
「とにかくシステムを導入したい」という気持ちだけで導入を決めてしまうと、
期待通りの成果が得られないことが多いようです。
(何とかしなくては、というお気持ちは大切なのですが)

現状の課題は何で、それがどういう形になることを目指すのか、理事・実務担当者を巻き込んで固めておくのが良いと思われます。
「Excelでの管理をなんとかしたい」「会費徴収を効率化したい」「ペーパレスを推進したい」など、
1つでなくても良いので解決したい課題を明文化することから始めることをお勧めいたします。
私たちの場合、導入検討時に課題をヒアリングするのはもちろん、導入決定後に実施するお打ち合わせでも改めて
「一番解決したい課題」をヒアリングさせていただき、学会様と認識を合わせることを大事にしています。

失敗パターン② 現状のやり方をそのまま当てはめようとする
長年同様の方法で会員管理を実施している場合、「できるだけ今の形を踏襲したい…」
という気持ちが出てきてしまうかと思います。
しかし多くの会員管理システムの場合、数多くの導入実績から蓄積されたナレッジを踏まえ、
「このサービスを利用した場合の最適な管理方法」というものが存在します。
それを無視して今までのやり方を頑なに踏襲しようとすると、楽にできる部分がむしろ手間になってしまった…
という失敗が起こりえます。
まずは一度システム提供側が提案する管理方法や活用方法をご確認いただいて、システムに合わせて変更できそうな部分、
そうでない部分をしっかりと検討していただくことが大切だと考えています。

失敗パターン③ 会員などへの事前の案内が不十分
解決したい課題も明文化でき、導入するシステムが最も活きる形での管理方法を定めたことで安心してしまい、
会員や関係者への事前の案内が不十分だと「せっかく導入したのに効果的に利用してもらえない」などの
失敗が起こってしまいます。
特に会員管理システムの場合、会員自身で情報を確認・変更できるマイページを用意したが
案内を怠ったために利用率が低い、といったケースも起こりやすいです。
会員や関係者には事前に「システム導入の目的」「システム導入でできるようになること」「導入後まず実施してほしいこと」を
丁寧に案内することが大切です。

失敗しないためのコンサルティング、いたします
上記失敗パターンは導入者側だけに起因する問題ではありません。
システム提供者側の事前のヒアリングとサービス導入で提供できる価値をしっかりとお伝えし、
相互にコミュニケーションを取ることで「こんなはずじゃなかった」を防げます。

会員管理クラウドサービスSMOOSYを提供する我々アトラスは、学会様の現状の課題のヒアリング、
それをSMOOSYでどう解決できるのか(できないのか)のご提案、導入後により効果的に活用していただけるような
コンサルティングサポートにも力を入れております。
まだシステム導入を本格的に検討していないタイミングでも、会員管理に少しでも課題を感じておりましたら、
お気軽にご相談ください。

【New!】SMOOSYの新プラン展開を開始しました!
会員管理クラウドサービス「SMOOSY(スムージー)」では、2020年2月より月額15,000円からご利用いただける
新たなプラン展開を開始しました!
多くの先生方から「自分自身が事務局を担当して苦労をしたので、後任の先生方には同じ苦労をさせたくない」
という声をうかがいました。
そのご要望にお答えするとともに、導入しやすいように学会の会員管理状況や課題・予算感に応じて選択できる
3つのプランをご用意しました。

予算がネックで検討が進まないなどお悩みがございましたら、是非一度お気軽にご相談ください。
オンラインやご訪問での詳細ご案内も随時受け付けております。
本メールにご返信または以下フォームよりお気軽にご依頼ください。
https://www.atlas.jp/services/membership/meeting

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。