[2020年1月配信] 入会申請フォームは会員名簿管理負担軽減の第一歩

こんにちは。株式会社アトラスの備家(びか)です。

ついに2020年になりました。本年もどうぞ、よろしくお願いいたします。
1月は次年度の会費請求等で皆様お忙しい日々を過ごされているのでしょうか。
インフルエンザも猛威を振るってくる時期ですが、ご自愛ください。

さて、いつも会員管理クラウドサービスSMOOSYについてご案内させていただいておりますが、
本日は学会の「入会申請」にまつわるお話しです。

入会申請、どのような方法でしょうか?
学会運営の中で「新規入会者の獲得」は多くの学会様で興味関心の大きいトピックかと存じます。
新規入会者を獲得するために、学会サイトの入会案内ページで会員特典やメリットなどを掲載しておくことはとても重要です。
それに加えて、「入会申請方法」も大切な点であると考えています。

大学等に事務局を構えている学会の75%が郵送やFAX、メールで対応
入会申請方法のお話をお伝えするにあたり、大学に事務局を構えている学会を中心に
約600学会の入会申請方法を調査してみました。
調査結果は、約450学会が入会申込書を用意し、郵送やFAX・メールの受付で対応されていることが分かりました。
(2019年10月31日調査時点)

これらの方法でも問題なく受付できるのですが、以下のような課題や負担を生む原因になることがあります。

①申請者側の手間・ミス
郵送の場合、申込書をダウンロード・印刷して郵送手配を整える手間が申請者の負担になりえます。
メールの場合でも、アドレス入力ミスやメールがはじかれてしまうなどできちんと届かないというリスクもゼロではありません。

②必須項目の入力漏れ
入会申請書をダウンロード後入力(または手書き)させる場合、必須で集めたい項目を
申請者側が見落として空白として送られてしまうケースも起こりえます。
その場合、事務局側で問い合わせ対応しなくてはなりません。

③事務局側の手間・ミス
郵送やメールでの入会申請において、ここが最も負担の大きいポイントです。
郵送の場合の書類管理やメール管理の手間、申請情報を管理名簿に転記する手間、
転記する際に手入力でミスのリスクなどなど…
1件だけであれば負担は小さくとも、積もり積もって負担は大きくなってきます。

入会申請フォームを用意することから始めてみては?
上記のような郵送・メールでの受付の負担を削減するために、まずは入会申請フォームを作成することをお勧めいたします。
例えばGoogleのサービスである「Googleフォーム」では無料でセキュリティも安心のフォームが作成できます。
※Googleフォームで作成したサンプルフォーム

多くのWebフォームの場合、収集項目に必須/任意の設定が可能ですので、「必ず集めたい情報の入力がない!」
などの問題は解決できます。
回答情報が自動的にシートに集約されるサービス(Googleフォームなど)を利用すれば、
申請を見落とすリスクも軽減できます。

会員管理システムにフォーム機能があるのが一番楽です
上記フォームでもだいぶ負担やミスを減らせますが、最も負担を軽減できるのは
「会員管理システムと連動したフォーム」です。
会員管理システムと連動したフォームを利用するメリットは以下です。

・ファイルのアップロードも可能
・申請情報が自動的に会員名簿に反映
・申請情報確認の流れで入会承認や初年度年会費請求をスムーズに実施できる

SMOOSYの場合、入会申請フォームは標準機能です
会員管理クラウドサービス「SMOOSY(スムージー)」ではファイル添付や会員名簿と連携した
入会申請フォームを標準機能としてご提供しております。

「入会申請の受付、承認、初年度会費請求の処理を楽にしたい」
「会員名簿への転記の手間やミスをなくしたい」
「スマートフォン、タブレットにも対応したフォームを用意したい」

これらのご要望にお応えできる機能ですので、ご興味ございましたらお気軽にご相談ください。

オンラインやご訪問での詳細ご案内も随時受け付けております。
本メールにご返信または以下フォームよりお気軽にご依頼ください。
https://www.atlas.jp/services/membership/meeting

最後に、アンケートのお願い
現在、大学に事務局を構えている学会様を対象とした「会員管理システム導入検討学会様向けセミナー」の
開催を検討しております。
会員管理システム導入のメリット・デメリットや活用事例のご紹介、質問会などのコンテンツを用意し、
事務局の皆様の課題解決に少しでもお役立ちできればと考えております。

まずはこういったセミナーが皆様にとって有用かどうか検討したく、以下アンケートにご回答いただければ幸いです。
(質問は2つのみです)

ご協力のほど、何卒宜しくお願い致します。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。