[2019年12月配信] 学会事務局業務で負担を感じているダントツ1位は?

こんにちは。株式会社アトラスの備家(びか)です。

師走ももう中盤に差し掛かり、いよいよ年末!といった雰囲気が出て来ましたね。
弊社アトラスでは年内最終営業日にオフィスの大掃除をするのが恒例行事なのですが、
ボーっとしていると掃除する場所がなくなってしまいサボっているように見えてしまうため
今からどこを掃除しようか考えています…(今のところ第一候補は本棚です)

さて、いつも会員管理クラウドサービスSMOOSYについてご案内させていただいておりますが、
本日は学会の「会費請求・入金確認」にまつわるお話しです。

事務局業務で負担を感じている業務のダントツ1位
先日、学会事務局業務についてのアンケート調査を実施したのですが、その中の質問の1つで
「事務局業務で負担を感じている業務」についてご意見を収集してみました。
会員データ管理や会員からの問い合わせ対応などの項目が並ぶ中、ダントツで1位だったのが
「会費等の請求業務・入金確認業務」でした!

ここでいう「負担」というのは単に時間がかかるだけではなく、お金に関わる部分ということでミスできない、
何かあった時に大変などといった心理的負担も大きいのだろうとことが推測できます。
この負担を削減できる方法について、考えてみました。

会費の納入方法に解決の糸口あり?
アンケートと並行して、会費の納入方法について、大学に事務局を構えている学会を中心に約600学会調査してみました。
すると、約270学会と半数近くの学会が、会費納入方法として「郵便振替」のみを用意していることが分かりました。

皆さんご存知かと思いますが、「郵便振替」は以下のような払込取扱票を使って郵便局やゆうちょ銀行ATMで
指定の振替口座へ入金できる方法です。

郵便振替の場合、通帳記帳の他にゆうちょダイレクトを利用したWeb照会で入金確認が可能ですが、
払込取扱票の画像を見ながらデータ入力する必要があり、入金確認の自動化が難しい面があります。
そもそもなぜ郵便振替という入金方法が学会で多いかというと、大きく以下2つの理由ではないでしょうか。
1.銀行口座を持っていない方でも入金可能
2.振込手数料が比較的少額である

1の「銀行口座を持っていない方」については現在はほとんどいないかと思いますので、あまり考慮の必要はなさそうです。
問題は2ですが、最近ではインターネットバンキングを利用すると比較的手数料が安価であったり、
「月〇回まで振込手数料無料」などの条件を用意している銀行も増えてきています。

そう考えると、会費の納入方法が郵便振替でないといけない必然性はあまりないのでは…とも思えてきます。
(「こういう理由があって郵便振替なんだよ~」というご意見ございましたら是非教えてほしいです!)

オンライン決済導入で「入金確認の自動化」を実現できます
最近では学会の会費納入もクレジットカード決済など「オンライン決済」を利用するケースも増えてきています。
お金に関わる部分は前述の通り事務局の負担が非常に大きいため、オンライン決済は事務局の
業務負担軽減に大きく貢献できるソリューションです。

しかし、クレジットカード決済は事務局負担の決済手数料もそこまで安くはないため、
中小規模の学会様の場合「予算的に難しい…」となってしまうケースが少なくありません。

銀行振込の入金確認を自動化できる「バンクチェック」がおすすめです!
会員管理クラウドサービス「SMOOSY」ではクレジットカード決済やコンビニ決済など、
各種オンライン決済機能を用意しておりますが、中小規模の学会様には「バンクチェック機能」をお勧めしています。
バンクチェック機能は、バーチャル口座の技術を活用して指定の口座へ振込まれた入金データを定期的に取得し、
入金確認業務の効率化を図るサービスです。SMOOSYではこのバンクチェック機能と連携ができているため、
入金情報がSMOOSY上の会員名簿に自動反映され、入金確認・突合せ作業が不要になります。


バンクチェック機能イメージ

そしてなにより決済手数料がクレジットカード決済等と比べて安価で、事務局のコスト負担も小さく
導入しやすいといったメリットがございます。

「会費の請求作業・入金確認の負担を削減したい」
「未入金者への督促作業を楽にしたい」
「請求書・領収書の発送作業をやめたい」

これらのご要望にお応えできる機能ですので、ご興味ございましたらお気軽にご相談ください。
オンラインやご訪問での詳細ご案内も随時受け付けております。
本メールにご返信または以下フォームよりお気軽にご依頼ください。
https://www.atlas.jp/services/membership/meeting

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
皆様にとって少しでも有用な情報となっていれば幸いです。